סקר חוזה הוא סקירה (Review) שמבצעים לפני חתימת חוזה, על מנת לבדוק את יכולת הארגון לעמוד בדרישות החוזה, במידה ויוחלט לחתום עליו. למעשה, זהו סקר טרום חוזה. במקרים בהם לא מדובר בחוזה, אלא בקבלת הזמנה לא סטנדרטית, מבצעים  סקר הזמנה, שמטרתו באופן דומה, לבדוק אם לקבל את ההזמנה. המקרה הנוסף הוא סקר הצעת מחיר הנעשה לפני שמציעים הצעת מחיר, כדי לוודא שההצעה תואמת לדרישות, או לפני שמחליטים אם לענות למכרז, כדי לוודא שמבינים את כל ההתחייבויות הנדרשות כדי לספק את ההזמנה או המוצר במידה והצעת המחיר מתקבלת, או שזוכים במכרז. במידה והלקוח מחליט לקבל את ההצעה, עושים סקר על מנת לבדוק התאמה בין הצעת המחיר וההזמנה שהתקבלה. …מבולבלים?

סקר הצעה

סקר הצעה נעשה בתום תהליך הבנת הדרישות. מטרת הסקר היא לוודא שהארגון מבין את כל ההשלכות וההתחייבויות הנובעות מההצעה; לוודא התאמה בין דרישות הלקוח הכתובות בהזמנה להצעת המחיר; להבטיח כי דרישות המזמין ברורות ומוגדרות היטב, וכי החברה מסוגלת לספק את המבוקש.

יש מקרים בהם ההצעה כרוכה באי וודאות כלשהיא, למשל: אספקת מוצר שנדרש לפתח או לייצר אותו, או להוסיף לו תכונות, או אספקת שירות כלשהו במחיר קבוע (Fixed-Cost). במקרים אלה מטרת הסקר היא לוודא התאמת ציפיות בין הספק ללקוח. דהיינו: שיש הבנה הדדית של הדרישות והאספקות המתוכננות; הספק מוודא שיש לו יכולת לספק את המוצר או השירות לשביעות רצון הלקוח, וכן שהמאמץ והמשאבים הנדרשים נלקחו בחשבון בהצעת המחיר. נושא התאמת ציפיות יכול לכלול דרישה מהלקוח שיבהיר הגדרות לא ברורות כגון: "אספקה בהקדם האפשרי", "אספקה של מוצר באיכות גבוהה", וכדומה.

סקר הצעה יכלול את כל בעלי העניין המעורבים בתהליך הכולל מקבלת ההזמנה ועד לאספקתה. באותם מקרים בהם גורם אי-הוודאות הוא גבוה, תהליך הסקר מוודא עם כל בעלי העניין הרלוונטיים (למשל: מנהל הפיתוח, מנהל הייצור, מנהל השירות ועוד) , שהם אכן יכולים לעמוד בהתחייבות שלהם. בסוף תהליך הסקר נוצר החוזה. דהיינו: התחייבות. החוזה בין הארגון ללקוח מגובה בסדרה של "חוזים" פנימיים בין כל שרשרת האספקה ובעלי העניין בתוך הארגון.

במקרים פשוטים יותר, כאשר הצעת המחיר ניתנת על סמך מחירון או קטלוג מוצרים עם מחירים קבועים (פחות או יותר), מטרת הסקר לוודא שאין טעויות, התמחור נכון ותכולה ההזמנה היא זמינה. במקרים אלה, תהליך הסקר הוא אדמיניסטרטיבי ברובו. התהליך יכול להתבצע על ידי מחלקת רכש באמצעות רשימת תיוג (check-list) המובילה את נותן ההצעה.

סקר הזמנה

סקר הזמנה נועד לוודא שהאספקה תואמת להצעת המחיר; כאשר מדובר באספקת מוצר חדש או מורכב, סקר ההזמנה יכלול עקיבות בין תכולת העבודה בהצעת המחיר שניתנה ללקוח להזמנה העומדת להיות מסופקת ללקוח.

דרישות ISO 9001 לסקר הצעה ולסקר הזמנה

דרישות  ISO 9001 הן שיבוצעו שני הסקרים במועדם. בנוסף הדרישה היא שכל אי ההתאמות בין דרישות הלקוח להצעה ואחר כך להזמנה, יתועדו וינוהלו עד לסגירתם. למעשה, כל ארגון המטמיע מערכת לניהול איכות מטמיע תהליכי סקרים המבטיחים שלחברה יכולת לעמוד בהתחייבויות שלה ללקוחות, לשביעות רצון כל הנוגעים בדבר. פעילויות כגון סקרים אלה נחשבות כפעילות מונעת. כלומר, באופן פרו-אקטיבי מחפשים כשלים פוטנציאלים ומתקנים אותם בטרם יוגדרו ככשל. אין דרישה מפורשת לנוהל מסודר, וניתן להסתפק ברשימת תיוג (Check-List) המוודאת שהכול מבוצע כנדרש.

גישת ה-PMBOK לסקר הצעה ולסקר הזמנה

גישת ה – (PMBOKProject Management Body of Knowledge ( באה לידי ביטוי כאשר לצורך אספקת המוצר או השירות יש צורך לבצע עבודה, ולנהל אותה כפרויקט. במקרים אלה ההתייחסות לקונה היא כאל לקוח, שהוא בעל עניין בפרויקט; צוות ניהול הפרויקט עוסק בכל האספקטים של ניהול פרויקט (כגון: תכנון, בקרה, ניהול סיכונים ועוד) ולא רק בנושאים הקשורים לניהול רכש; תהליך סקר החוזה במקרה זה דורש ניהול דרישות מדוקדק, כולל ניהול עקיבות בין מפרט דרישות הלקוח לדרישות המוצר או הפרויקט, ואחר כך ניהול מדוקדק של התכולה כדי להבטיח שהמוצר או השירות שיסופק אכן מקיים את כל ההתחייבויות שניתנו ללקוח. בתהליך הסקר, הגורמים המקצועיים אומדים את המשאבים ולוחות הזמנים הנדרשים כדי לעמוד בדרישות. בכתוצאה מהסקר, יתכנו שינויים בתכולה כתוצאה ממו"מ ודיונים עם הלקוח. במקרים אלה, מטרת סקר החוזה להבטיח שהשינויים עליהם הוסכם יתועדו בחוזה. כמו כן, בסקר דנים בסיכונים השונים הכרוכים ביכולת לעמוד בהתחייבויות. סיכונים אלה, ואחרים הנוספים בדרך, מנוהלים תוך שקיפות עם הלקוח.

סוף דבר – סקר הצעה וסקר הזמנה