איזה ציון בין 1 ל-10 אתם, מנהלי הפרויקטים, נותנים לעצמכם בנושא בקרה ושליטה על ניהול הפרויקט למול תכנון הפרויקט?
אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול
או קיי, תכננתם היטב את הפרויקט שלכם; יצאתם לדרך בשעה טובה. כיצד אתם מוודאים שאתם אכן במסלול ומתקדמים בהתאם לתוכנית? אולי יותר נכון לשאול – כיצד אתם מוודאים כל הזמן שתובילו את הפרויקט לסיומו המוצלח, לשביעות רצון הלקוחות ושאר בעלי העניין? ניהול נכון של הפרויקט בודק כל הזמן את ההתקדמות למול התוכנית, אך בד בבד גם מוודא גמישות למול המציאות בשטח; לא תמיד נכון לבצע את התוכנית ויהי מה.
סיפור מהחיים – באחד הארגונים שאני מכירה, קיימת הפרדה מוחלטת בין קבוצות המוצר והשיווק לקבוצת הפיתוח. קבוצת הפיתוח נמדדת רק על ביצועים למול התוכנית. לאחר מספר חודשים של תכנון מדוקדק התחיל פרויקט פיתוח מוצר חדש. כשהפרויקט היה עמוק בשלב הפיתוח, חלו שינויים בשוק, וכתוצאה מכך דרשו מנהלי השיווק לערוך שינויים בתוכנית. החלה מהומת אלוהים, בין קבוצת הפיתוח שהתבצרה בתכנון המקורי, שעל ביצועה היא נמדדת, למול קבוצת המוצר שכבר אין לה צורך במוצר המקורי אותו דרשה ואף אישרה את תכנונו. (סוף הסיפור, אגב, היה בכלל לא שמח..)
תהליך שיטתי לבקרת התנהלות הפרויקט מטרתו לספק הבנה של התקדמות הפרויקט, כדי לאפשר נקיטת פעילות מתקנת כאשר הפרויקט סוטה מתכנונו המקורי. המאמר שלהלן מביא את גישת מודל ה-CMMI לתהליך בקרה שיטתי בנושא. תהליך מקביל מטפל במקרים כאשר נוצרים שינויים בדרישות.
"אם אתה רוצה שאלוהים יצחק – ספר לו על התוכניות שלך" וודי אלן
תוכנית הפרויקט היא הבסיס לבקרת פעילויות הפרויקט, לדיווח על התקדמות הפרויקט ולנקיטת פעילות מתקנת כאשר הפרויקט סוטה מהתוכנית. סטייה מוגדרת כשונות מהתוכנית כך שאם לא תטופל, הפרויקט יכשל באחד או יותר מיעדיו, כפי שהוגדרו בתוכנית.
להלן עשר פרקטיקות שיעזרו לכם להחזיר את הפרויקט למסלול:
1) נטרו את התקדמות וביצועי הפרויקט למול הפרמטרים שהוגדרו בתוכנית. למשל: לו"ז, תכולה, עלויות, איכות. משפט זה נראה תמים בקריאה ראשונה. אולם, כדי לבצעו כהלכה צריכה להיות תשתית ניהולית טובה המאפשרת נראות (Visibility), מדידה והשוואת הערכים שהתקבלו, לערכים המתוכננים, ויכולת קבלת החלטות בזמן.
2) נטרו את ההתחייבויות שנלקחו בתחילת הפרויקט. סקרו באופן רציף את ההתחייבויות הפנימיות והחיצוניות. זהו את אותן ההתחייבויות שקיים סיכון לאי עמידה בהן, במידה ולא תינקט התערבות משמעותית.
3) נטרו את סיכוני הפרויקט. סקרו תקופתית את הסיכונים בהתאם לתהליך ניהול סיכונים.
4) נטרו את נתוני הפרויקט. נתוני הפרויקט מופיעים במסמכים שונים התומכים במהלך הפרויקט ונוצרים מפעילויות בדיסציפלינות שונות: אדמיניסטרציה, הנדסה, בקרת תצורה, איכות, בטיחות, יצור, רכש וכדומה. דוגמאות: דרישות בטיחות, דרישות מספקים, רשימת נתונים שאוספים מהפרויקט, ועוד. גם משפט זה להיראות תמים לכאורה; למעשה פרקטיקה זו דורשת ממנהל הפרויקט להיות מעורב בתפוקות מגוונות הנוצרות על ידי משתתפי הפרויקט ובעלי העניין שלו, ולזהות בזמן סטייה מהתוכנית.
5) נטרו את מעורבות בעלי העניין לעומת התוכנית. וודאו שבעלי העניין מעורבים במידה המתאימה. מעורבותם באה לידי ביטוי בהשתתפות בישיבות, קריאת דוחות, מתן משוב ועוד. בעלי עניין בפרויקט הינם גורם קריטי להצלחת הפרויקט ; מנהל הפרויקט חייב להיות עם היד על הדופק מולם, כך שיהיו גורם משפיע ולא מפריע להתקדמות הפרויקט.
6) נהלו ישיבות תקופתיות הבוחנות את התקדמות הפרויקט. ישיבות מעקב (סטאטוס) אלה דנות בהתקדמות הפרויקט בפעילויות השונות. החלטות לביצוע מתועדות ונערך מעקב על ביצוען.
7) ערכו ישיבות מעקב באבני דרך שנקבעו מראש. ישיבות אלה מטרתן לוודא שהפרויקט השלים את התחייבויותיו באבני בדרך שנקבעו בתוכנית. ההתחייבויות יכולות להימדד בתכולה גמורה באבני דרך, רמת איכות, רמת הסיכון בפרויקט ועוד.
8) נתחו את מצב הפרויקט והחלט על דרכי פעולה לטיפול. פעילויות 1-7 להלן מציפות נתונים לגבי התקדמות הפרויקט למול התוכנית. למשל: נושאים המתגלים בסקירות טכניות, או בבדיקות; סטיות בהתקדמות הפרויקט לעומת ההערכות שנעשו בעת תכנון הפרויקט, ועוד.
9) נקטו בפעילות מתקנת על מנת להחזיר את מהלך הפרויקט למסלול. פעילות זו יכולה לכלול שינויים בדרישות, הוספת משאבים, הערכה מחודשת של הסיכונים, מו"מ נוסף על מחויבויות הפרויקט, ועוד.
10) נהלו את הפעילות המתקנת. עקבו אחר הפעילות המתקנת, נתחו את תוצאותיה ומידת האפקטיביות שלה. במידת הצורך, בצעו פעילות מתקנת נוספת.
סיכום: בקרת הפרויקט היא הרבה מעבר למעקב אחר ניהול לו"ז, תכולה ותקציב
פעילויות 1-7 שלעיל מטרתן לזהות סטיות בהתקדמות הפרויקט למול התכנון שלו; פעילויות 8-10 מטרתן לנתח את הנתונים שנאספו, ובמידה שהפרויקט סוטה מהמסלול המתוכנן – להחזירו למסלול.
האיור שלהלן, מסכם את עשרת הפרקטיקות, בשפת מודל ה-CMMI:
כיצד אתם מנטרים את התקדמות הפרויקט?
תנו לעצמכם נקודה על כל פרקטיקה. איזה ציון קיבלתם?
תנו לעצמכם נקודה על כל פרקטיקה. איזה ציון קיבלתם?
אשמח אם תשתפו את התוצאה באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.
