OK יועצים לניהול

כשנכנס אדר מרבים בשמחה. לפי המסורת בפורים מדברים על פוטנציאל להיפוך. מה שהפוך יש לו פוטנציאל להתהפך.

למי שיש ילדים או נכדים במערכת החינוך יודע שיש לפחות יום אחד בתקופת פסטיבל פורים בו באים לבית הספר או לגן עם פיזמה. סוג של הפוך להרגל להתלבש לפני שיוצאים מהבית.

איך הדבר קשור אלינו?

כל ארגון באשר הוא שואף לגדילה ולהתפתחות, ולהפוך את מה שהפוך. אחד ההרגלים ששרתו אותנו בנאמנות הרבה שנים הוא ההרגל לדהור קדימה, לעשות יותר, כמובן שגם לעשות יותר טוב. עד שאנו מגיעים לנקודה שכבר יש לנו עובדים טובים, לקוחות נאמנים ולמרות זאת יש נקודות קריסה או לפחות תקלות משמעותיות כתוצאה מעבודה לא מדויקת.

איך נהפוך את ההפוך? איך הופכים עבודה לא מדויקת שכבר לא נכונה לנו לעבודה שיטתית מדויקת שיותר מתאימה לנו? כדי שהעבודה ההפוכה תתהפך לעבודה ישרה יותר נדרשת מוכנות לשינוי. אם נמשיך להתעקש להמשיך לעבוד בדיוק כמו שעבדנו עד היום לא יקרה ההיפוך לטוב.

ניוזלטר זה מכיל שני רעיונות להפוך את ההפוך לטוב

ההיפוך הראשון – מובילי שינוי בארגונים / מנהלי איכות דורשים מאנשים אחרים בארגון לשפר את תהליכי העבודה שלהם, בו בזמן שהם עצמם לא תמיד עובדים בצורה שיטתית.

האם הסנדלר הולך יחף? האם מובילי השינוי עובדים בגישה תהליכית כפי שהם מצפים מהאנשים האחרים בארגון?
איך תומכים במובילי השינוי כדי להזכיר גם להם לעבוד שיטתית?
על כל אלה קראו במאמר שקישורו להלן:
https://ok-consulting.co.il/pm-of-quality-project/

ההיפוך השני – לא לעשות את מה שאנו מטיפים לו.

הרבה ארגונים חורתים על דגלם נושאים כמו איכות, חדשנות או עבודה שיטתית ומפריחים באוויר סיסמאות על חשיבות נושאים אלה. האם אלה רק סיסמאות?
התשובה במאמר שקישורו להלן –
https://ok-consulting.co.il/good-process-leadership/

אילו תופעות הפוכות שלא משרתות אתכם יותר תרצו להפוך? ספרו לי.

מה חדש ב-OK יועצים?

אנו משתדלים לחדש כל הזמן. שירות חדש שלנו הוא אימון לאיכות. שירות הפוך לגישה שאומרת שכדי ליצור או לשפר תהליכים נדרש להשקיע השקעה גדולה בליווי וייעוץ חיצוני. ההיפוך שלנו בתחום זה הוא הצעה לליווי שעתי למנהל האיכות הקבוע או זה שקיבל את התפקיד נוסף על תפקידו בקצב מותאם לצרכים כדי לסייע בהתקדמות הטובה למול התוכניות. אורח לרגע רואה כל פגע ויכול לתרום נקודת ראות נוספת מניסיונו הרב. צרו קשר איתי בנושא זה או בכל נושא אחר הקשור להטמעת תהליכים שיטתיים בארגונכם.

פורים שמח,
שלכם,
אורנה קמין
מנכ"לית חברת הייעוץ OK יועצים לניהול

האם אתם עושים את הדבר לו אתם  מטיפים? התשובה האוטומטית היא ברוב המקרים כן. כדי לדעת את האמת נסתכל על מה שקורה בשטח. דיבורים במקרה הטוב מראים על כוונות ורצון. במקרה הפחות טוב דיבורים מראים מה שהדובר חושב שחשוב להגיד ..  המציאות מראה את האמת.

הרבה ארגונים חורתים על דגלם נושאים כמו איכות, חדשנות או עבודה שיטתית ומפריחים באוויר סיסמאות על חשיבות נושאים אלה. אולם, ברגע האמת, למשל כאשר יש התנגשות בין נושא האיכות לנושא אחר, נשכחות הסיסמאות ונושא האיכות מקבל חשיבות משנית. העובדים רואים את התנהגות המנהלים, ומפנימים את סדר העדיפויות האמיתי. התנהגותם היא בהתאם להבנה שלהם מה באמת רוצים מהם, ולא בהתאם למסרים המועברים בכנסים, ישיבות או דוא"ל. באנגלית יש ביטוי: "Walk the Talk", דהיינו – עשה את הדבר לו אתה מטיף. הביטוי הכי קרוב בעברית הוא "נאה דורש ונאה מקיים".

מדיניות ברורה ומחייבת לאיכות ועבודה שיטתית מכסה את כל הפעילויות של הארגון  ואת ערכיו, וכוללת גם נושאים אסטרטגים של חדשנות ומצוינות. המדיניות מעבירה מסר של יצירת ערך ללקוח החיצוני, ללקוחות הפנימיים ושאר בעלי העניין בכל שרשרת האספקה. ההנהלה הבכירה דואגת לאמצעים בהם המדיניות מובאת לידיעת כל החברה, עם דגש על בקרת ביצועה.

עצם קיומה של מדיניות היא חשובה, אך הדוגמה האישית שמראה ההנהלה הבכירה, מחלחלת למטה עד לאחרון העובדים המתיישרים בהתאם. המסר מועבר בפרטים הקטנים השזורים ברצף בכל העשייה הארגונית.

ההנהלה קובעת את הטון, ומעורבת באופן אישי ופעיל בישיבות היגוי ובפעילויות הקשורות בעבודה שיטתית. עמידה ביעדים הקשורים לאיכות ועבודה שיטתית הינה אחד היעדים. עמידה (או אי עמידה) ביעדי איכות ועבודה שיטתית נלקחת בחשבון בשיקולי קידום וחלוקת פרסי עידוד. כך רואים כולם באיזה צד של הפרוסה מרוחה החמאה. בישיבות ההגוי והסטאטוס, המנהלים דורשים נתונים על דיווחי ביצוע, מקבלים החלטות על סמך אותם נתונים, ולא מקריבים את האיכות. מוסקות מסקנות מניתוח הנתונים, המאפשרות לנקוט פעולות מניעה במועד, לפני שהסיכונים מתממשים. המנהיגות לאיכות נראית על סמך המעשים בשטח. המסר עובר! כאשר העובדים רואים שהמנהלים שלהם מתעקשים על עמידה ביעדי האיכות – הם יעשו כל מה שנדרש כדי להצליח באותם יעדים.

מנהיגות לאיכות, משמעה, בין היתר, הקצאת משאבים ייעודיים לנושא האיכות. בהתחלה מוקצים המשאבים ליצירה של תהליכים עסקיים, תהליכי פיתוח, תהליכי ניהול פרויקטים ותהליכי תפעול. התהליכים תפורים לצרכי הארגון, כלומר, מותאמים להשגת היעדים שנקבעו במדיניות והאסטרטגיה לטווח ארוך ולטווח קצר. התהליכים מגלמים בתוכם את הידע הנדרש כדי לבצע את העבודה בצורה איכותית. מומחי תהליך, הבקיאים במודלים של איכות ומצוינות מפתחים את התהליך, ומלווים את הטמעתו. שיפור התהליך הוא נצחי, כיוון שנדרש להתאים את התהליך לשינויים המתהווים בשטח ולצרכי המצוינות והחדשנות התובעים חיפוש מתמיד אחר הזדמנויות לשיפור וייעול. כמו כן, נדרש לעקוב בצורה רציפה אחר ביצוע ההטמעה. אחרת, ההישגים ירדו לטמיון.

מנהיגות לאיכות ממוקדת כל הזמן על אופן ההתנהלות, בנוסף להשגת המטרה. כאשר המיקוד הוא על הדרך, תשומת הלב היא על עבודה נכונה. לקחים מופקים באופן שוטף הן מהשיעורים המוצלחים, כדי לדעת מה עובד, והן מהשיעורים הפחות מוצלחים, כדי לדעת מה לתקן. מעודדים שקיפות כדי שהעובדים ידווחו דיווח אמת על המצב. לעומת זאת, מיקוד על השגת המטרות בלבד, מביא לחוסר ביטחון ביכולות להצליח בעתיד, כיוון שהסיבות להצלחה אינן תמיד ברורות ולכן הן אינן ברות חזרה.

זקוקים למומחה שיסייע בהגדרה והטמעה של תהליכים שיטתיים? היעזרו באדם שזו מומחיותו. מבינים מה נדרש לעשות אך קשה לכם להתמיד? היעזרו במאמן לאיכות או ניהול שיעבוד אתכם זמנית עד שעבודה לפי התהליכים המיטביים תהפוך להרגל חדש.

אודה למשוב באחת מהרשתות החברתיות שלהלן.

מה אנו לומדים מחג הט"ו בשבט, ואיך חג הנטיעות קשור להתחדשות בארגונים?

קשור? לא קשור? קראו להלן ותחליטו בעצמכם. אני קצת עפה על עצמי לשם שינוי.

היכולת להתחדש בתהליכים חדשים, לתקן תהליכים שלא מיטביים עימנו קיימת כל הזמן. כל רגע הוא רגע מתאים לטעת תהליך חדש. לא צריך להקשיב לקולות שאומרים לנו – עכשיו לא הזמן, השוטף שוטף אותנו בגלים, יש לנו עניינים אחרים לסדר בטרם נתפנה לכך ושאר תירוצים.

מהו תהליך לא מיטיב? תהליך שלא מותאם לאופן הפעילות שלנו ואנו ממשיכים לעבוד לפיו בצורה אוטומטית. אנו מספרים לעצמנו סיפור שבגלל שאנו עמוסים ולחוצים אין לנו זמן לשבת רגע ולתכנן צורת עבודה שכן מיטיבה עימנו.

מהו תהליך מיטיב? מבנה של פעילות אחר פעילות שמגובה בכלי עזר שהם טפסים ותבניות שמכילים בתוכם את הידע הנדרש לביצוע הפעילויות שלנו. אין צורך כל פעם להמציא את הגלגל מחדש.

זקוקים למומחה שיעזור לכם להגדיר את התהליך החדש? היעזרו באדם שזו מומחיותו. מבינים מה נדרש לעשות אך קשה לכם להתמיד? היעזרו במאמן לאיכות או ניהול שיעבוד אתכם זמנית עד שעבודה לפי התהליכים המיטביים תהפוך להרגל חדש.

נזכור שחשובה ההתמדה. לא מספיק שאנו מבינים מה נדרש לעשות. צריך לעשות! ככל שנתמיד בהרגלים בתהליכים החדשים שמותאמים לנו, ונשמור לא לשוב להרגלים לתהליכים הישנים שלא מיטיבים עימנו, הסיכוי לשינוי חיובי גדל. בשפת ט"ו בשבט: צמיחה, מחכה לנו מעבר לפינה.

מזמינה אתכם למשתלה שלנו להתחדש בשתילים בתהליכים חדשים: יש לנו תכנית חדשה של אימון לאיכות, מגוון שירותים בנושאים הקשורים לתקינה ורגולציה, מצויינות תפעולית, ניהול איכות במיקור חוץ, אבטחת מידע, סייבר ופרטיות, ועוד ועוד. דברו עימנו!

דף זה כולל מספר המלצות שקיבלנו מלקוחותינו.

אנו גאים במערכות היחסים המתמשכות עם לקוחותינו, שנמשכות שנים, וכוללות ייעוצים מסוגים מגוונים. למעלה מ30% מלקוחותינו הם לקוחות חוזרים. היחסים הטובים עם הלקוחות גורמים לכך שמנהלים ועובדים בארגונים קוראים לנו לדגל, גם כאשר הם עוזבים את מקום העבודה שעבדנו ביחד ועוברים למקום העבודה הבא שלהם.

ניוזלטר זה נכתב ברגע מיוחד מאד: מספר ימים אחרי חנוכה ויום חצי לפני שנת 2023. ניוזלטר זה כולל שני מאמרים קצרים.

הראשון, איך מגרשים את החושך בצורה שיטתית ותהליכית. מאמר זה נכתב בהשראת חנוכה, אך אם נעשה את הכתוב במאמר נוכל להמשיך את האור כל השנה. מודה שחלק מהגנים שלי הם פולנים, ובכל זאת – לא יושבת בחושך.

איך מגרשים חושך? על ידי הוספת אור.
איך מגרשים הרגל שלא מטיב עימנו? על ידי הכנסת הרגל חדש שכן מטיב עימנו.
איך עבודה שיטתית מגרשת את החושך ומסלקת ההרגלים שלא מטיבים עימנו?

התשובה במאמר שקישורו כאן.

המאמר השני, מציג מודל ובו מדרג של שלוש רמות לקבלת אחריות או אי קבלת אחריות. המילה אחריות מתחילה באות א' ונגמרת באות ת'  ומגלמת בתוכה את המשמעות הרחבה והכוללנית של לקיחת אחריות מא' ועד ת'. משום מה, כשמדברים על לקיחת אחריות, מתכוונים על התרחשות שקרתה בה טעות, או בשפת האיכות – אי התאמה.

מה הטעות הכי גדולה כשעושים טעות?
מה לא מתאים כשיש לנו אי התאמה?

מוזמנים לקרוא על מודל שלוש רמות של קבלת אחריות או אי קבלת אחריות על אי התאמה או רחמנא ליצלן טעות. אל תחפשו את המודל בספרות כי לא תמצאו כזה, רק כאן.

לאחר קריאה – תכתבו לי ביושר – איפה אתם בסולם שבין 1 ל-3 במדרג לקיחת האחריות?

שתהיה לכולנו שנה אזרחית טובה ומוצלחת,

שלכם,
אורנה קמין

האם כל פרויקט שמגיע אלינו אנו לוקחים בשמחה או כי צריך? אם התמורה גבוהה – לוקחים?
איך נדע להחליט האם הפרויקט החדש מתאים לנו?

סקר חוזה (Contract Review) היה אחד הנושאים שנדרשו כדי לקבל הסמכה ל-ISO 9001:2004. מאז, שונו המונחים ועתה, על מנת לעבור הסמכה ל- 9001:2015 ISO נדרש לעשות סקר דרישות לקוח. למרות ש"פג התוקף" של המושג סקר חוזה, עדיין משתמשים במונח זה.

מטרת סקר חוזה היא לבדוק את כל המשמעויות הכרוכות בכניסה לפרויקט חדש בטרם נתחייב לעשותו. במיוחד במקרים בהם ההזמנה היא לא סטנדרטית, או כוללת פיתוח חדש שטרם נעשה בחברה, או שמדובר בהחלטה אם לענות למכרז שדורש השקעת משאבים רק כדי להכין אותו.

מהו סקר חוזה?

זהו תהליך שבו הארגון בודק האם הפרויקט מתאים לפורטפוליו שלו, האם יש לו יכולת טכנולוגית לבצע אותו, האם יש לו את המשאבים לבצע אותו כרגע או בשלב מאוחר יותר. סקר החוזה כולל גם ביצוע סקר סיכונים והזדמנויות כדי לחשוב על תרחישים שליליים או חיוביים בהתאמה שיכולים לקרות כתוצאה מכניסה לפרויקט החדש.

במידה והנטייה היא להיענות בחיוב להצעה, סקר החוזה בודק גם האם ההצעה שמכינים מכסה את דרישות הלקוח.

יש מקרים בהם ההצעה כרוכה באי וודאות כלשהיא, למשל: אספקת מוצר שנדרש לפתח או לייצר אותו, או להוסיף לו תכונות, או אספקת שירות כלשהו במחיר קבוע (Fixed-Cost). במקרים אלה מטרת הסקר היא לוודא התאמת ציפיות בין הספק ללקוח. דהיינו: שיש הבנה הדדית של הדרישות והאספקות המתוכננות; הספק מוודא שיש לו יכולת לספק את המוצר או השירות לשביעות רצון הלקוח, וכן שהמאמץ והמשאבים הנדרשים נלקחו בחשבון בהצעת המחיר. נושא התאמת ציפיות יכול לכלול דרישה מהלקוח שיבהיר הגדרות לא ברורות כגון: "אספקה בהקדם האפשרי", "אספקה של מוצר באיכות גבוהה", וכדומה.

הסקר יכלול את כל בעלי העניין המעורבים בתהליך הכולל מקבלת ההזמנה ועד לאספקתה. באותם מקרים בהם גורם אי-הוודאות הוא גבוה, תהליך הסקר מוודא עם כל בעלי העניין הרלוונטיים (למשל: מנהל הפיתוח, מנהל הייצור, מנהל השירות ועוד) , שהם אכן יכולים לעמוד בהתחייבות שלהם. בסוף תהליך הסקר נוצר החוזה. דהיינו: התחייבות. החוזה בין הארגון ללקוח מגובה בסדרה של "חוזים" פנימיים בין כל שרשרת האספקה ובעלי העניין בתוך הארגון.

במקרים פשוטים יותר, כאשר הצעת המחיר ניתנת על סמך מחירון או קטלוג מוצרים עם מחירים קבועים (פחות או יותר), מטרת הסקר לוודא שאין טעויות, התמחור נכון ותכולה ההזמנה היא זמינה. במקרים אלה, תהליך הסקר הוא אדמיניסטרטיבי ברובו. התהליך יכול להתבצע על ידי מחלקת רכש באמצעות רשימת תיוג (check-list) המובילה את נותן ההצעה.

למען הסדר – דרישות 9001:2015 ISO לסקר דרישות

לאחר שהבנו את הרעיון, מביאה כאן גם את דרישות תקן 9001:2015 ISO לסקר דרישות, למען כל אלה שנתקלים במושג כתוצאהואלו הן –
א. דרישות המוגדרות ע"י הלקוח, כולל פעילויות הכרוכות במסירת המוצר/שירות והמסירה.
ב. דרישות שלא נקבעו ע"י הלקוח אך משתמעות והכרחיות עבור השימוש המיועד של המוצר/שירות.
ג. דרישות פנימיות שהוגדרו על ידי הארגון / ספק שמיועד לבצע את הפרויקט
ד. דרישות חוק שקשורות למוצר / שירות המיועד

סוף דבר – למה לי סקר חוזה / סקר דרישות עכשיו?

רוב התועלת המושגת מסקרים אלה נובעת מההכנה המדוקדקת לקראתם הכוללת ווידוא יכולת עמידה בדרישות הלקוח. בדרך כלל ארגון המבצע את התהליך בונה רשימת תיוג הכוללת את כל הנושאים שיש לבדוק. עצם ההכנה שכוללת את איסוף הנתונים מראש וקיום ישיבה למעבר על כל הסעיפים מגדיל את הסיכוי להחלטה מושכלת מבוססת נתונים, על פני החלטות מהירות.

האם בארגון שלכם אתם עושים סקר חוזה? אולי אתם קוראים לזה בשם אחר? אתם מוזמנים לשתף מניסיונכם.

dd

רר