OK יועצים לניהול

הרשות להשקעות ולפיתוח התעשייה והכלכלה מציעה על פי הוראת מנכ"ל 4.68 מענקים כספיים לחברות ייצור ומפעלים אשר מעוניינים להשקיע ברכש של מערכות ייצור שיאפשרו שיפור של מדדי הפריון במפעל או הטמעת טכנולוגיות ייצור מתקדם – מימון בהיקף של 20-30% מההשקעה למשך 3 שנים

עבור אילו השקעות תקבלו מימון?

1. השקעות במערכות ייצור, ציוד טכנולוגי, והשקעות רכות בהון אנושי, שיעלו וישפרו את הפריון במפעל שלכם (ערך מוסף למשרה וערך מוסף לשעה)
2. רכש והטמעת טכנולוגיות ייצור מתקדם במפעל, שהן אחת מאלה: רובוטיקה, הדפסות תלת מימד, אחזקה חזויה, IOT, מציאות רבודה, דיגיטציה של רצפת הייצור, חומרי ייצור מתקדמים ומערכות Big Data.

למי זה יתאים?

• חברות ייצור ומפעלים
• מספר העובדים 5-250
• מחזור ההכנסות בשנה שקדמה להגשת הבקשה – עד 200 מיליון ₪

מה מקבלים?

• למפעלים הנמצאים באזורי עדיפות לאומית וירושלים/ עסקים מהחברה הערבית/ מפעלים מיישובי הבדואים בנגב/ מפעלים מהנגב המזרחי או עוטף עזה – יינתנו מענקים בשיעור של 30% מהיקף ההשקעה, למשך 3 שנים
• למי שאינו אחד מאלה – יינתנו מענקים בשיעור של 20% מהיקף ההשקעה, למשך 3 שנים

אין חובת החזר תמלוגים עבור המענקים (אין צורך להחזירם בשום שלב)!

ניוזלטר זה מתמקד בנושא מיקור חוץ. עושה כאן סוג של חיבור בין ראש השנה למיקור חוץ.
למען הגילוי (או הגיליון 😊 ) הנאות, יש לחברת OK יועצים לניהול מספר גדול של אפשרויות למיקור חוץ בתחומים רבים:

• ניהול איכות,
• אבטחת מידע וסייבר (CISO),
• תחזוקה שנתית של תקינה
• ועוד ועוד.

לכן, בהתחלה חשבתי שהקשר מאולץ אך אחרי שקראתי את מה שכתבתי אמרתי לעצמי – וואלה, יש קשר. מקווה שתראו גם אתם קשר זה ואם יש לכם עוד רעיונות לחיבור שני נושאים אלה, אשמח שתשתפו אותי.

התחדשות והתבוננות

ראש השנה מציין זמן של התבוננות והתחדשות. אנו מסתכלים על מה שפחות עבד בשנה החולפת, ומבטיחים לעצמנו שבשנה הבאה עלינו לטובה נעשה שינוי. אה מה מה? הנושאים שפחות עבדו בשנה החולפת, נובעים מהפעולות והמחשבות שלנו. אם אנו רוצים שינוי, כדאי שנתבונן על הפעולות והמחשבות שהביאו לתוצאות הפחות אופטימליות מבחינתנו.

המאמר בראש שונה – דן במספר דפוסי חשיבה מוטעים שמקשים על ארגונים להיכנס לתהליכי שיפור של תהליכי העבודה שלהם.

האם אתם מזהים את הדפוסים שלהלן? משלימים עימם או מנסים לשנות?

במקרים רבים, כדי לעשות שינוי כדאי שמישהו חיצוני יאיר את נקודות העיוורון שלנו. אדם חיצוני, כמו יועץ או מנהל / עובד במיקור חוץ יכול לסייע עם מומחיות וידע רחב אותו רכש מהתבוננות בארגונים אחרים. "אורח לרגע רואה כל פגע".

התחלות חדשות

מתי הזמן להתחיל משהו חדש? תיאורטית, כל יום הוא זמן טוב. אבל ראש השנה מסמל התחלה חדשה.

המאמר – מהו הזמן המתאים לשקול שימוש במיקור חוץ? דן בשאלה מהו אותו רגע מכונן שמתאים לארגון לשקול להסתייע במיקור חוץ. ספילר: כאשר גוברים האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי, יחד עם חוסר באנשי מקצוע בתוך הארגון המתאימים או פנויים לטיפול נושא בתוך הארגון.

המאמר מפרט את אותם אינדיקטורים המעידים על תפקוד לא מיטבי של הארגון. גורמים אלה יכולים לעורר התחלה של תהליך לבחירת יועץ או להסתייע בשירות של מיקור חוץ לצורך מיקוד בשיפור אותם נושאים.
מספיק גורם אחד מהרשימה שבמאמר כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך.

ארגונים נוהגים לעשות שינויים לקראת השנה האזרחית החדשה. אנו נכנסים לרבעון האחרון של השנה שבו מתכננים תכניות ותקציב לשנה החדשה. יש לנו מועד ב', למי שמפספס את ראש השנה היהודי.

גמישות

שינויים עושים בגמישות ולא בנוקשות. גמישות משמעה לבחור את מודל השינוי שמתאים לנו. ייתכן וארגונים כבר מסתייעים בשירותים של ייעץ או מיקור חוץ. תחילת שנה היא רגע שבו אנו יכולים לבחור אם לשנות את מודל העבודה

המאמר גמישות במיקור חוץ, דן במספר מודלים לעבודה עם מיקור חוץ. כל ארגון יכול לבחור את המודל המתאים לו, בנקודת זמן נוכחית, ואף לנוע ממודל אחד למשנהו, בהתאם לצרכים המשתנים.

לסיכום,

ראש השנה הוא זמן להתבוננות ושינוי, כולל בנושא מיקור חוץ. הראנו מהם האינדיקטורים שמסמנים לנו שהגיע הזמן לשקול מיקור חוץ, ואת האפשרויות השונות של מודלים להתקשרות עם מיקור חוץ.

אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על נושאים הדורשים שיפור, לעומת חוסר תשומת לב נדרשת על ידי גורמי פנים, עקב עיסוקם בנושאים השוטפים.  כדי שהשינוי יביא לתוצאות נדרש שת"פ מהארגון בתוספת התמדה במוכנות לעבוד עם התהליכים החדשים.

מוזמנים לשוחח איתי בנושא זה או בכל נושא אחר הקשור בהטמעת תהליכים יעילים בארגונים.

נאחל לכל אחד ואחת מאיתנו שתהיה לנו שנה טובה ונתגבר ביחד על האתגרים העמדים בפנינו.

שלכם,

אורנה קמין

מתי מתאים לארגון לשקול להסתייע במיקור חוץ?
תשובה קצרה: כאשר גוברים האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי, יחד עם חוסר באנשי מקצוע בתוך הארגון המתאימים או פנויים לטיפול נושא בתוך הארגון.

המאמר שלהן מפרט את אותם אינדיקטורים המעידים על תפקוד לא מיטבי של הארגון. גורמים אלה יכולים לעורר התחלה של תהליך לבחירת יועץ או להסתייע בשירות של מיקור חוץ לצורך מיקוד בשיפור אותם נושאים.
מספיק גורם אחד מהרשימה שלהלן כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך.
אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על נושאים הדורשים שיפור, לעומת חוסר תשומת לב נדרשת על ידי גורמי פנים, עקב עיסוקם בנושאים השוטפים. 

אי עמידה בהתחייבויות

 מספר אינדיקטורים לאי עמידה בהתחייבויות:

• איחורים בלו"ז של אספקת מוצר או שירות
• שינויים בתכולת האספקה המובטחת ברגע האחרון
• גלישה בתקציב

אי עמידה בהתחייבויות גורמת לפגיעה קשה במוניטין החברה ובאמון לקוחותיה. כדי להקטין את הפגיעה כדאי לשקול להוסיף מומחה או יועץ שיתמקד בשיפור תהליכי העבודה במקביל לצוותים שמתמקדים בעבודה עצמה.

שביעות רצון נמוכה של הלקוחות

מספר אינדיקטורים לשביעות רצון נמוכה של הלקוחות:

• תלונות
• נטישה
• נתק או אי הבנות בתקשורת 

מגמת ירידה ברמת שביעות רצון הלקוחות היא קריאה דחופה לפעולה. הנטייה של העוסקים במלאכה היא לטפל בבעיות ולהמשיך במרוץ המטורף בתקווה שבהמשך יהיה יותר טוב. זה הזמן לשקול הוספת מנהל במיקור חוץ או יועץ שהמיקוד שלו הוא בחקר ותיקון סיבות השורש לאי שביעות הרצון היורדת ולא רק לשים פלסטר מהיר לעצירת הדימום.

ניהול לא אופטימאלי

מספר אינדיקטורים לניהול לא אופטימלי:

• אין יכולת למנהלים לדעת מה קורה; כל הזמן הפתעות לרעה
• חוסר תיאום בין מחלקות; ממשקים לא מוגדרים היטב
• אי בהירות בהגדרת תפקידים ו/או מעורבות בעלי עניין

אינדיקטורים כאלה במקרים רבים גורמים למתח רב בין המנהלים והעובדים, ובין עמיתים לעבודה. לרוב, לעוסקים במלאכה אין את היכולת לעצור ולהסתכל במבט-על על המתרחש. אדם מבחוץ שמצטרף עם ראייה רעננה ואובייקטיבית יכול לתרום מניסיונו לתיקון משמעותי של תהליכי העבודה.

תהליכים לא מיטביים

מספר אינדיקטורים לתהליכים שמתנהלים בצורה לא מטיבה:

• תהליכים לא מוגדרים היטב; ישיבות לא יעילות
• תוצרי התהליכים נפסלים בבדיקות או במבדקים
• זמני המתנה ארוכים במעבר בין שלבים;
• פעילויות מיותרות במהלך השלבים

אינדיקטורים כמו אלה שצוינו, מעידים על חריקות בתהליכי העבודה הקיימים. "אורח לרגע שרואה כל פגע" ובנוסף, כזה שעתותיו בידו, יכול לטייב את התהליכים, ובעקבות כך – את התוצאות.

בעיות איכות

אינדיקטורים של בעיות איכות בהכרח משפיעות על התוצאות העסקיות. יש המתעלמים מביצועי איכות ירודים. מי שלא מרוצה מהתוצאות העסקיות, מוזמן להתכבד ולבדוק את האינדיקטורים של האיכות. למשל:

• מחזורי עבודה נוספים לשם תיקונים
• במוצרים או השירות חסר חלק מהתכולה המתוכננת
• ריבוי תלונות לקוח לאחר האספקה

אם בעיות איכות חוזרות ונשנות נמשכות למרות המאמצים הפנימיים לטפל בהן, זהו איתות ברור שנדרשת מומחיות חיצונית. מומחה חיצוני יכול לעבוד על פיתרון סיבות השורש מהיסוד. זאת מומחיותו, ולשם כך מביאים אתו.

מצב רוח ירוד של העובדים

האינדיקטורים שלהלן מעידים על ירידה במצב רוח העובדים.

• תסכול, שחיקה,
• עבודה מסביב לשעון
• אין תחושה שיש יד מכוונת/מנהלת

מה קשור מצב רוח של עובדים למאמר הזה? מסתבר שגם מצב הרוח קשור. כאשר העובדים נקראים לדגל כדי לכבות שריפות, נדרשים לעבוד מסביב לשעון כדי לכפר על תהליכי עבודה לא מיטביים, הם נשחקים ומתעייפים. שחיקה ועייפות גורמת לעבודה לא מיטבית והמעגל מסתובב ומתעצם.

ספקים לא מרוצים

יועצים או עובדים במיקור חוץ, נחשבים ספקים של הארגון. יכולה להיות להם השפעה מכרעת על תהליכי החברה וביצועיה.

מניסיוני הקט, כספק של ארגונים בתחום ייעוץ ומיקור חוץ, יכולה להעיד על קשר ישיר בין היחס של הארגון לספקים שלו לבין ביצועי הארגון. לא טוענת שזה מה שמשפיע על הביצועים, אך האינדיקטורים של שביעות רצון נמוכה של הספקים מעידים על התנהלות בעייתית בתחום הרכש וכן מעידים על התנהלות לא הוגנת, שחייבת להתבטא גם בנושאים אחרים.

מספר אינדיקטורים:

• יחסים לא הוגנים בין הארגון לספקיו, או במילים קצת פחות תקינות פוליטית – לא משלמים בזמן או במקרים קיצוניים לא משלמים כלל
• עבודה לא מיטבית עם ספקים – דרישות וציפיות לא מוגדרות היטב יכולות להביא לביצועים לא טובים של תוצרי הספקים.

מסםר מילים לסיכום

כאשר האינדיקטורים שמעידים על תפקוד לא מיטבי גוברים,  זה הזמן להיעזר בגורם חיצוני: ייעוץ או מיקור חוץ. מספיק גורם אחד מהרשימה שלעיל כדי לשקול להכניס מומחה שיש לו את הכלים, הכישורים והזמינות לטפל בכך. אציין שמומחה חיצוני הוא לא קוסם, אך הבאתו מאפשרת פוקוס ניהולי וביצועי על הנושאים שמעידים על תפקוד לא מיטבי עקב תשומת לב שונה של אנשי החברה.

מה קורה אתכם? 
האם אתם שוקלים להסתייע במיקור חוץ? 
אם כן – מתי? וכיצד אתם מחליטים?

מצפה לתשובותיכם.

עובד במיקור חוץ משמעו – עובד לכל דבר מבחינת מעורבותו בארגון, אך תמורת עבודתו משולמת לו בחשבונית ללא כל התחייבות ארוכת טווח. (בסוגריים אגיד שהתחייבות ארוכת טווח כבר לא מובטחת היום לאף אחד, לא לארגון ולא למנהל).

העסקת מנהל איכות פנימי במשרה מלאה כרוכה לעתים קרובות במציאת מועמד בעל מערך מיומנויות רחב, דבר שעלול להיות מאתגר ויקר. עם זאת, עם מודלים גמישים של שירות, ארגונים יכולים להתחבר לרשת של מומחים, שלכל אחד יש ידע וניסיון מעמיק בתחום הספציפי של ניהול איכות. לדוגמה, מומחה אחד עשוי להתמחות בתקינה ורגולציה, בעוד שאחר מצטיין בשיפור תהליכים. התמחות זו מבטיחה שהארגון יקבל את הפתרונות האיכותיים המותאמים והיעילים ביותר לצרכיו הייחודיים.

גמישות במודלים של מיקור חוץ יכולה להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות. כאשר שוכרים מנהל איכות פנימי, נדרשת השקעה משמעותית לגיוס, הכשרה והשתלבות. עם מיקור חוץ גמיש, הוצאות אלו ממוזערות. חברות יכולות לעבור בצורה חלקה לניהול איכות במיקור חוץ ללא צורך בהכשרה והכוונה מקיפה, שכן המומחים החיצוניים כבר בקיאים בתחומם. נקודה זו רלוונטית במיוחד כאשר יש צורך בידע ייחודי במודל או שיטה מיוחדים.

יתרון מרכזי נוסף הוא היכולת להפוך את ניהול האיכות לפונקציה חלקית. עבור חברות רבות, במיוחד קטנות יותר או אלו בתעשיות עם דרישות איכות משתנות, ייתכן שלא יהיה צורך במנהל איכות במשרה מלאה. מודלי שירות גמישים מאפשרים לארגונים להתאים את רמת ניהול האיכות לצרכים הנוכחיים שלהם. יכולת הסתגלות זו מבטיחה שהמשאבים יוקצו ביעילות, ללא קיבולת עודפת שלא ינוצלה.

שימוש במיקור חוץ על בסיס צורך מזדמן או חלקי, יחסית להעסקת עובדים על בסיס קבוע מעניק לארגונים יתרונות רבים. מאמר זה הינו חלק מסדרה של מספר מאמרים בנושא מיקור חוץ ומתמקד ביתרון אחד מיני הרבה יתרונות והוא – יתרון הגמישות.

מהם אותם מודלים מגוונים למיקור חוץ?

גמישות במודלים מגוונים בנושא מיקור חוץ

עבודה במיקור חוץ יכולה להיות במספר אופנים:

עובד במיקור חוץ במקום שכיר

מודל זה מתאים לארגונים שמעוניינים בעובד שכיר אך מסיבות שונות לא מצליחים לגייס עובד עם המומחיות הספציפית הנדרשת להם. למשל: מיקור חוץ בנושא ניהול איכות, מיקור חוץ בנושא תחזוקת מערכת המידע ועוד. הקושי נובע מכך שהמיקוד של הארגון הוא בנושאים "הקרביים" ופחות בנושאים של תמיכה ותשתיות. לעיתים הקושי הוא כה מהותי עד כדי כך שמנהלים שלא מומחים בנושאים הספציפיים אפילו מתקשים לבחור עובד או מנהל שכיר בנושא.
מומחה בנושא הנדרש נותן מענה טוב לצורך במומחיות הספציפית.
יש ארגונים שעובדים במודל הזה במקרים בהם יש תקציב אך אין תקנים מסיבות שונות.

הגמישות במודל זה באה לידי ביטוי גם בהעסקה בהיקף שעות חלקי ולא בהיקף של משרה מלאה.

החלפה זמנית של עובד קבוע

מודל זה מתאים לארגונים בהם נוצר צורך זמני במומחיות מסוימת. צורך זמני יכול לנבוע מחופשת לידה ארוכה, עובד שהחליט לקחת חופשה ללא תשלום לתקופה מסיבות אישיות, או לעיתים עומס זמני שדורש סיוע כדי לעמוד באבן דרך מסוימת.

מיקור חוץ לארגון שמורכב ממספר תחומי התמחות שונים

ישנן חברות צעירות שיש להם צורך מגוון, למשל: חצי משרה של מנהל מוצר, רבע משרה של מנהל דיגיטל, וחצי משרה של מנהל תכנה. יש חברות ייעוץ שנותנות שירות שכזה שמורכב ממספר מומחים, כל אחד במומחיות אחרת שביחד מרכיבים את פזל הצרכים.

חברתנו עובדת במודל כזה במספר קומבינציות: ניהול איכות פלוס אבטחת מידע וסייבר פלוס אבטחת הפרטיות, ועוד.

אנו נתקלים בצורך שכזה גם מסיבה אחרת – אמון שנוצר בעבודה עם לקוח בנושא מסוים, מביא עימו גם מיקור חוץ או ייעוץ בנושא אחר.

מיקור חוץ שיש לו גוון של אימון או התייעצות

נותן מענה לצורך של "בדידות בצריח של מנהלים".

הכוונה למומחה שמצטרף בנקודות זמן מסוימות, אך לאורך זמן. משך הזמן הוא חיוני כיוון שישנה היכרות ארוכת טווח עם הארגון.
דוגמאות: ייעוץ למנהלים בכירים – סוג של "משרת אמון" שמאפשר למנהל הבכיר לעבוד עם איש אמונו לאורך זמן.
אנו נותנים שירות כזה בנושא "אימון לאיכות". מנהלי איכות מתייעצים עם מומחים מחברתנו בנקודות זמן על פי צורכיהם.

כיצד מיקור חוץ בניהול איכות משפיע על התוצאות?

תצפיותיי בארגונים מראות שכאשר חסר מנהל איכות בארגון, הרעיון של ניהול איכות במיקור חוץ פחות נמצא בסל הפתרונות האפשריים לחוסר הזה. כדי לראות את ההשפעה של המחסור בתפקיד שכזה ניתן היה להראות אם משיהו היה עושה חישוב של CONA – Cost on Non Action; לצערי לא רואה ארגונים שעושים את החישוב הזה.

היתרונות של מודלי שירות גמישים במיקור חוץ לניהול איכות הם רבים. הם מאפשרים לארגונים גישה למומחיות מיוחדת, להפחית עלויות ולהתאים את מאמצי ניהול האיכות שלהם.

היכן אפשר למצוא יועץ או חברת ייעוץ שמספקת גמישות במיקור חוץ?

טוב ששאלתם 😊
חברת OK יועצים לניהול מספקת את כל סל האפשרויות למיקור חוץ בנושא ניהול איגות:

1. עובד במיקור חוץ במקום שכיר – עובד קבוע בהיקף שעות גמיש העובד בארגון
2. החלפה זמנית של עובד קבוע
3. מיקור חוץ מולטי-דיסציפלינארי המורכב ממספר יועצים שביחד נותנים מענה לצרכים מגוונים של הארגון
4. מיקור חוץ שיש לו גוון של אימון או התייעצות
5. ייעוץ נקודתי לפי הצורך

מוזמנים לאתגר אותנו במודל נוסף. מאמינים שנמצא גם לזה פתרון.

אילו מודלים "מדברים" אליכם? מה מוכר ומה פחות? מוזמנים לשתף מניסיונכם.