OK יועצים לניהול

מידי פעם אנשים שואלים אותי בתוספת אזהרה חמורה: את לא חוששת לשתף את הידע שלך? מי שעוקב אחריך ולומד מהשיתופים שלך לא יקנה את שירותי הייעוץ שלך.

הפחד הזה קיים גם בארגונים – מומחים חוששים לשתף את הידע שלהם פן יבולע להם. כלומר: מישהו אחר יצליח באמצעות הידע שהם שיתפו.

אפשר להבין את הפחד הזה. המומחה עבד קשה כדי לצבור אותו. למה שייתן אותו בחינם?

החיים מלמדים ששיתוף ידע לא רק שהוא לא פוגע במומחה, אלא עוזר לו להיות מומחה גדול יותר. עצם השיתוף גורם לקבלת משוב ורעיונות נוספים ומעשיר את הידע והמעמד של המומחה. בנוסף, מומחה זהו אדם שלומד כל הזמן, ונע קדימה. הידע של המומחה עובר שדרוג כל הזמן, כך שהמעתיק כביכול קופא בזמן עם הידע המועתק כביכול.

דבר נוסף – להיות אספן של ידע לא ממש מקדם. מה שמקדם הוא היישום של הידע באופן שוטף. כל פעם להפוך את הידע להרגל חדש.

כדי להרגיע את החוששים אני משתפת כאן ששיתוף הידע שלי רק מביא לי לקוחות חדשים, בלי שאשקיע בשיווק. כלומר החשש משיתוף הידע אינו מחובר למציאות שלי.

להלן, אחד המנגנונים שלי לשיתוף ידע: קבוצת WHATSUP שקטה לשיתוף טיפים שבועיים. מוזמנים להצטרף בלחיצה על הקישור להלן – איכות ומצוינות בארגונים

נסו לשתף מהידע שלכם וספרו לי איך השיתוף משפיע עליכם.

יש ארגונים שאני מבקרת אותם פעם בשנה לכמה ימים, לסוג של ניקוי אורוות, כמו כיוונון חדש למרכז אחרי שבמהלך שנה היו סטיות פה ושם..

בין היתר, אנו מחפשים תקלות, כדי לנתח אותן ולבצע פעילות מתקנת, כלומר: לחקור את סיבת השורש שגרמה לתקלה או לתלונה, ולתקן את סיבת השורש, כך שהתקלה לא תחזור / תחזור פחות.

מזכירה לכולנו את ההבדל בין תיקון, שהוא מיידי ומקומי, לפעולה מתקנת שעובדת על סיבת השורש. בדרך כלל עד כדי תמיד, נעשה תיקון למקרה שהשתבש. לעיתים נדירות, נעשה חקר סיבת שורש שלאחריו נעשית פעולה מתקנת, שמסירה את סיבת השורש.

נחזור לענייננו.
אני מחפשת בביקור השנתי תקלות משמעותיות שכדאי למצוא את סיבות השורש ולתקן אותן. במקרים רבים מאד אין מקבלת תשובות כמו: "השנה לא היו לנו תקלות", "אין לנו תלונות". או: "ככה עובדים אצלנו, אצלנו זה אחרת.."

טוב, אין מה להתווכח עם עובדות.

מציעה להלן כיוון אחר, ראייה שונה, שמביאה לחשיבה רעננה ושונה. עשו את התרגיל וספרו לי איך הולך..

סרקו תחומי תהליך החשובים להצלחה שלכם ובדקו את התוצאות. האם אתם מרוצים מהתוצאות, ממש מרוצים? אם כן, מעולה, עברו לתחום הבא. אם אתם לא מרוצים מהתוצאות, מצאתם מקום לחקור את התהליך שיוצר את התוצאות ולשפר אותו.

תהליך משופר יביא לפעולות שונות. פעולות עקביות כתוצאה מהתהליך המשופר יביאו לתוצאות טובות יותר. נסו את זה וספרו לי כיצד השפיע הדבר על התוצאות שלכם..

Photo by Karolina Grabowska from Pexels

סוף שנה או תחילת שנה  זהו זמן ולתכנן את השנה הבאה עלינו לטובה.
הבלבול הנפוץ בהגדרת יעדים  קורה כאשר מבלבלים בין משימה ליעד.

"להקים אתר אינטרנט לחברה" – האם מדובר בהגדרת יעד או משימה? ואם בסוף השנה העמדנו אתר לתפארת – האם עמדנו במשימה / יעד?
תשובתנו – הגדרת יעד צריכה להיות מחוברת למטרה, ומדידה. לאחר שהגדרנו את המטרה והיעד, נגדיר משימות שעלינו לעשות כדי שהיעד יושג. ולאחר תקופה נמדוד את התוצאה ונדע אם עמדנו ביעד או שעלינו לבצע משימות נוספות כדי שהיעד יושג.

נזכור שהגדרה טובה של יעדים הופכת אותם ל"חכמים", כלומר: SMART ,

בדוגמה שלעיל –
יעד לשנה החדשה יכול להיות – הגדלת המתעניינים במוצרים ובשירותים של החברה ב-15% לחודש.
איך נגדיל את כמות המתעניינים? קיימים מגוון דרכים: הקמת אתר, הגדלת צוות המכירות ועוד. נניח שהחלטנו להקים אתר כדי למתג את החברה ולחשוף אותה ללקוחות חדשים כדי שבסופו של דבר נגדיל את מספר המתעניינים במוצרים ובשירותים של החברה.

נגדיר יעד – הגדלת כמות המתעניינים במוצרי/שירותי החברה ב-15% בחודש.
אופן השגת היעד – בניית אתר לחברה.
וכמובן, ממנים אחראי לביצוע המשימה, מקצים משאבים ותוחמים בזמן את מועד סיום בניית האתר.

בנינו אתר לתפארת. קיבלנו מחמאות מעמיתים חברים ומשפחה. האם נוכל להגיד בסוף השנה שהיעד הושג כי בנינו אתר? ברור שלא.

כדי לבדוק את מידת העמידה ביעד, עלינו לעשות בקרה ולבדוק עם המתעניינים החדשים כיצד הגיעו אלינו. יכול להיות שהגיעו דרך הפניות, טלמרקטינג, מכירות ישירות ועוד. אם נגיע למסקנה שהאתר לא הביא לתוצאות הרצויות, ננתח את הסיבות לכך. הסיבות יכולות להיות רבות: חשיפה אפסית של האתר למתעניינים, או: מסרים שלא מביאים לקוחות וכדומה. לאחר שנדע את הסיבה לאי השגת היעד נעשה פעולות מתקנות עד שנגיע ליעד שקבענו.

הגדרת יעדים מדידים, עם בקרה שוטפת עד השגתם היא הגדרה טובה. "הגדרת" יעדים כמשימות היא במקרה הטוב תכנית עבודה ולא מאתגרת מספיק כדי להגיע ליעד המדיד.

מסכימים? איך אתם מגדירים יעדים? האם מתגנבות לרשימת היעדים שלכם כמה משימות?
אשמח לשמוע

Photo by Markus Winkler from Pexels

.

איך נמדוד את האפקטיביות של הפעולה המתקנת? 

כדי לבנות קצת מתח לפני שנדון בסוגיה, נרענן קצת את מושגי היסוד הקשורים בניהול תקלות.

מושגי יסוד בפתרון בעיות מהשורש

אי התאמה – כל דבר שלא מתאים. איחור באספקה, תקלת שירות / פיתוח / תפעול, תלונת לקוח, ספק שאנו לא מרוצים ממנו, משוב מלקוח וכדומה; עברו הזמנים שהתייחסנו רק לתלונות לקוח כאל תקלות שצריך לתקן. הרבה לקוחות לא טורחים להתלונן, ובזמנם מקבלים החלטות לגבינו, כולל כאלה שאינן ברות תיקון, כגון מעבר לספק אחר. גישה איכותית היא להתייחס לאי התאמות באותו כובד ראש שהיינו מתייחסים ללקוח שהתלונן.

סיבת שורש – הסיבה שגרמה לכך שאי ההתאמה קרתה;

תיקון – הסרה מידית של אי ההתאמה. אם משהו נשבר – מתקנים; אם לקוח מתלונן – פותרים לו את הבעיה וכדומה

פעולה מתקנת – הסרה של סיבת השורש שגרמה לתקלה. פעולה מתקנת שונה מתיקון בכך שהיא מתקנת את סיבת השורש כדי שבעתיד התקלה לא תקרה, או שתדירות הופעת התקלה תרד, גם מול לקוחות אחרים, או מקרים אחרים.

בדיקת אפקטיביות של הפעולה מתקנת – פעולה מתקנת היא תיקון של תהליך ולכן היא עלולה לקחת זמן. כמו כן אנו זקוקים לטווח זמן כדי לוודא שהפעולה המתקנת אפקטיבית, כלומר התקלה לא חוזרת על עצמה ולכן אנו מסמנים לעצמנו תאריך עתידי לבדיקה שהתקלה אכן לא חזרה, או שתדירותה ירדה משמעותית.

ועתה נחזור לחידה שלנו – אם התקלה לא חזרה על עצמה, האם זה אומר שהסרנו את סיבת השורש והתקלה לא תישנה?

פתרון החידה

דוגמה: נניח שנהג החברה נרדם על ההגה, עשה תאונת דרכים, והושבת למשך מספר חודשים עד שהתאושש מהתאונה. חקר סיבת השורש מצא שהתאונה נגרמה עקב יום עבודה ארוך על הכביש שנמשך 12 שעות של נהיגה. הפעולה המתקנת שננקטה: החלטה שיום עבודה של נהג יארך שמונה שעות לכל היותר.
עברה שנה. אף תאונה לא קרתה. האם הפעולה המתקנת הייתה אפקטיבית?

חסר לנו גורם אחד, כדי להיות בטוחים שהפעולה המתקנת הסירה את סיבת השורש. הגורם החסר הוא – בקרה על ביצוע הפעולה מתקנת. כלומר, ווידוא שהפעולות המתקנות מבוצעות ובכך מבטיחות שהתקלה לא תחזור על עצמה. בדוגמה שלנו: הכנסת תהליך שמוודא שיום עבודה של נהגים נמשך שמונה שעות לכל היותר.
אם אין ווידוא שכזה, ייתכן שאי הישנות התקלה היא מקרה, ועלול לקרות ששוב נהג יירדם על ההגה כתוצאה מיום עבודה ארוך במיוחד.

סוף דבר

תצפיותיי בארגונים מראות שחלק לא מבוטל מהארגונים מבצעים תחקירים, מוצאים סיבות לתקלות, מחליטים החלטות כיצד למנוע את הישנות התקלות, וזהו..

עצוב, אך התופעה שכיחה למדי. כדי להבטיח שבאמת התקלות לא יחזרו על עצמם חייבים לשזור את הפעולות המתקנות בתהליכי העבודה של הארגון.

בהצלחה!

הניוזלטר הפעם הוא אוסף של שלושה נושאים קצרים. 
מאמינה שאת חלקם לפחות אתם מכירים. 
מביאה את נקודת המבט שלי, שכמובן אפשר לקבל או לא. 
מאד אשמח לשמוע ממך מה כן מדבר אליך ומה ממש לא.

כאן לוחצים כדי לקרוא את שלושת הקצרים.

קצרצר מספר 1 – לא רוצה שינוי !

סוכני שינוי בארגונים, שמנסים להניע שינוי בארגון עלולים להיתקל בהתנגדויות שונות ומשונות:

• מי צריך את זה בכלל?
• לא עכשיו – אנחנו לפני שינוי ארגוני / אחרי שינוי ארגוני / עוד לא סגרנו תקציב/ התקציב כבר סגור
• סוסים טובים לא מחליפים
• רק נסיים עם המשבר הנוכחי שאנו נמצאים בו עכשיו ונתפנה לכך ..
• אין לנו צורך בהשקעה בתהליך, כי יש לנו…..

         …..  אנשים ממש טובים
         …..  טכנולוגיה מתקדמת
         …..  מנהל מנוסה ומוביל

• אנחנו חברה מיוחדת, השינוי המוצע..

        …..  מתאים רק לחברות גדולות ומבוססות
        …..  מתאים רק לחברות קטנות וצעירות

מה עושים?

אפשר לוותר. תודה ולהתראות, תודה שקראתם עד כה .. 
אפשר לנסות לשכנע. איך משכנעים? ראו טקטיקות בקישור שלהלן –
https://ok-consulting.co.il/leading_a_change/

המשכת לקרוא? אודה לשיתוף לגבי השיטות שלך להתמודדות עם הנושא

 
קצרצר מספר 2 – NOT to do list

לא יודעת מה אתכם, 
יכולה להעיד על עצמי שאפילו בתקופת הקרונה, 
למרות שכמות העבודה ירדה בצורה ניכרת, 
לא הספקתי לעשות את כל מה שרציתי לעשות.

כולנו מכירים שיטות לניהול ותיעדוף משימות, 
למשל: חשוב למול דחוף. 
כלומר: לנהל רשימת משימות יומיות / שבועיות / חודשיות. 
למרות זאת אנו לא מספיקים לסיים בזמן את כל המשימות שלנו.

המיקוד עובר לניהול משימות לפי עדיפות. 
אבל התיעדוף לא יוצר לנו יותר זמן!

תיעדוף הוא בעצם ג'נגלינג של משימות: 
מעביר לראש רשימת המשימות שלנו, 
את המשימות הדחופות או החשובות יותר, 
ועדיין אנו לא מצליחים להגיע לכל הרשימה שלנו.

אנו מלווים זמן ממשימות מתיעדוף נמוך למשימות בתיעדוף גבוה.

עלינו להודות שניהול זמן הוא לא דבר לוגי, אלא רגשי. 
כל השיטות, לניהול זמן לא עובדות כי הן מניחות שאנו אנשים לוגיים המקבלים החלטות משיקולים רציונאליים בלבד. 
אבל, מה לעשות? האתגר הוא בניהול העצמי שלנו ולא בניהול הזמן שמתנהל מעצמו.

שיטה אחת להתמודד עם התופעה: לחשוב מה אפשר להפסיק לעשות? 

נבחן כל נושא: האם שווה שנשקיע בו זמן? 
האם אנו יכולים להפסיק לעשות אותו אפילו אם הוא חשוב? 
החשיבה החדשה מוסיפה מיקוד במה לא לעשות. 
כלומר: במקום להתאמץ לעשות עוד ועוד נחשוב: איך נפנה זמן על ידי כך שנפסיק לעשות דברים. 
כל נושא שאנו מפסיקים לעשות היום – יוצר לנו יותר זמן מחר. 
זוהי חשיבה מאד מאתגרת, כי קשה לנו להפסיק לעשות דברים שאנו מאמינים שאנו צריכים לעשות. 
אבל באופן מודע, 
בכך שאנו ממשיכים לעשות את הדברים האלה, 
באופן לא מודע אנו מפסיקים או אפילו לא מתחילים לעסוק בנושאים שמקדמים אותנו. 
למשל: תקופת הקורונה למדה אותנו שחלק מהאנשים יכולים לקצר את יום העבודה על ידי עבודה מרחוק במקום להשקיע זמן ואנרגיה בנסיעות.

מה אתם מוכנים להפסיק לעשות? אשמח לשמוע
 
קצרצר מספר 3 – איזו בעיה אני פותר?

עידן הווירוס שלח רבים וטובים לחל"ת, 
והחל דיון של עובדים חיוניים/ לא חיוניים. 
לצערנו, גם עובדים חיוניים מוצאים לחל"ת עקב מצב לא מזהיר של החברה שלהם. 
לא תמיד אנו יכולים להשפיע על מידת החיוניות שלנו בעיני הממונים שלנו.

מציעה להתחיל לחשוב על התפקיד שלנו בחשיבה נוספת להגדרת התפקיד הרגילה. 
חשיבה זו תועיל ותקדם אותך וגם את הארגון שלך גם בימים כתיקונם.
נהוג בארגונים להגדיר תפקידים במונחים של אחריות, סמכות וכשירות. 
מציעה להוסיף מימד נוסף לחשיבה על התפקיד – איזה בעיה אני פותר בתפקיד שלי.

עולם העבודה משתנה. 
מדברים רבות על נושאים כמו עבודה מרחוק, למידה מרחוק וכדומה. 
לא מספיק לשרוד. עליך להביא תועלת ולחשוב: איזה תועלת אני מביא? 
איזה ידע ייחודי נדרש ממני? 
איזה בעיות אני פותר? 
איזו חשיבה יצירתית מחוץ לקופסה נדרשת? 
נזכור שמשימות "רגילות" רבים יכולים לבצע. 
כדי להיות חיוניים פתרו בעיות, הביאו תועלת. 
חשבו במונחים של תועלת שאתם מביאים ובעיות שאתם פותרים. 
פותרי בעיות מגדילים את הסיכוי שייחשבו חיוניים / אלה שמחזירים אותם הראשונים מהחל"ת.
פירוט לנאמר לעיל בקישור – כאן
איזו בעיה אתם פותרים? אילו הזדמנויות לחשיבה מחוץ לקופסה אתם מזהים? אשמח לשמוע מיכם

תכננתי ניוזלטר של קצרצרים… נולד ניוזלטר עם קצת יותר ..