האם כל פרויקט שמגיע אלינו אנו לוקחים בשמחה או כי צריך? אם התמורה גבוהה – לוקחים?
איך נדע להחליט האם הפרויקט החדש מתאים לנו?
סקר חוזה (Contract Review) היה אחד הנושאים שנדרשו כדי לקבל הסמכה ל-ISO 9001:2004. מאז, שונו המונחים ועתה, על מנת לעבור הסמכה ל- 9001:2015 ISO נדרש לעשות סקר דרישות לקוח. למרות ש"פג התוקף" של המושג סקר חוזה, עדיין משתמשים במונח זה.
מטרת סקר חוזה היא לבדוק את כל המשמעויות הכרוכות בכניסה לפרויקט חדש בטרם נתחייב לעשותו. במיוחד במקרים בהם ההזמנה היא לא סטנדרטית, או כוללת פיתוח חדש שטרם נעשה בחברה, או שמדובר בהחלטה אם לענות למכרז שדורש השקעת משאבים רק כדי להכין אותו.
זהו תהליך שבו הארגון בודק האם הפרויקט מתאים לפורטפוליו שלו, האם יש לו יכולת טכנולוגית לבצע אותו, האם יש לו את המשאבים לבצע אותו כרגע או בשלב מאוחר יותר. סקר החוזה כולל גם ביצוע סקר סיכונים והזדמנויות כדי לחשוב על תרחישים שליליים או חיוביים בהתאמה שיכולים לקרות כתוצאה מכניסה לפרויקט החדש.
במידה והנטייה היא להיענות בחיוב להצעה, סקר החוזה בודק גם האם ההצעה שמכינים מכסה את דרישות הלקוח.
יש מקרים בהם ההצעה כרוכה באי וודאות כלשהיא, למשל: אספקת מוצר שנדרש לפתח או לייצר אותו, או להוסיף לו תכונות, או אספקת שירות כלשהו במחיר קבוע (Fixed-Cost). במקרים אלה מטרת הסקר היא לוודא התאמת ציפיות בין הספק ללקוח. דהיינו: שיש הבנה הדדית של הדרישות והאספקות המתוכננות; הספק מוודא שיש לו יכולת לספק את המוצר או השירות לשביעות רצון הלקוח, וכן שהמאמץ והמשאבים הנדרשים נלקחו בחשבון בהצעת המחיר. נושא התאמת ציפיות יכול לכלול דרישה מהלקוח שיבהיר הגדרות לא ברורות כגון: "אספקה בהקדם האפשרי", "אספקה של מוצר באיכות גבוהה", וכדומה.
הסקר יכלול את כל בעלי העניין המעורבים בתהליך הכולל מקבלת ההזמנה ועד לאספקתה. באותם מקרים בהם גורם אי-הוודאות הוא גבוה, תהליך הסקר מוודא עם כל בעלי העניין הרלוונטיים (למשל: מנהל הפיתוח, מנהל הייצור, מנהל השירות ועוד) , שהם אכן יכולים לעמוד בהתחייבות שלהם. בסוף תהליך הסקר נוצר החוזה. דהיינו: התחייבות. החוזה בין הארגון ללקוח מגובה בסדרה של "חוזים" פנימיים בין כל שרשרת האספקה ובעלי העניין בתוך הארגון.
במקרים פשוטים יותר, כאשר הצעת המחיר ניתנת על סמך מחירון או קטלוג מוצרים עם מחירים קבועים (פחות או יותר), מטרת הסקר לוודא שאין טעויות, התמחור נכון ותכולה ההזמנה היא זמינה. במקרים אלה, תהליך הסקר הוא אדמיניסטרטיבי ברובו. התהליך יכול להתבצע על ידי מחלקת רכש באמצעות רשימת תיוג (check-list) המובילה את נותן ההצעה.
לאחר שהבנו את הרעיון, מביאה כאן גם את דרישות תקן 9001:2015 ISO לסקר דרישות, למען כל אלה שנתקלים במושג כתוצאהואלו הן –
א. דרישות המוגדרות ע"י הלקוח, כולל פעילויות הכרוכות במסירת המוצר/שירות והמסירה.
ב. דרישות שלא נקבעו ע"י הלקוח אך משתמעות והכרחיות עבור השימוש המיועד של המוצר/שירות.
ג. דרישות פנימיות שהוגדרו על ידי הארגון / ספק שמיועד לבצע את הפרויקט
ד. דרישות חוק שקשורות למוצר / שירות המיועד
רוב התועלת המושגת מסקרים אלה נובעת מההכנה המדוקדקת לקראתם הכוללת ווידוא יכולת עמידה בדרישות הלקוח. בדרך כלל ארגון המבצע את התהליך בונה רשימת תיוג הכוללת את כל הנושאים שיש לבדוק. עצם ההכנה שכוללת את איסוף הנתונים מראש וקיום ישיבה למעבר על כל הסעיפים מגדיל את הסיכוי להחלטה מושכלת מבוססת נתונים, על פני החלטות מהירות.
האם בארגון שלכם אתם עושים סקר חוזה? אולי אתם קוראים לזה בשם אחר? אתם מוזמנים לשתף מניסיונכם.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
תכנית מופ"ת הינה תכנית ברשות לחדשנות לעידוד חדשנות בחברות ייצור.
מעוניינים לקבל מענק של מיליוני שקלים מהמדינה למימון פעילות הפיתוח הייצורית שלכם?
כל הפרטים בקישור כאן.
מתכננים פעילות פיתוח של טכנולוגיה, מוצר או תהליך? איך תדעו האם אפשר להגיש בקשה למענק מהרשות לחדשנות?
אנו מתכננים הרחבה של המפעל והטמעה של תהליכים ייצור חדשים. האם נוכל להגיש בקשה?
אין לנו מחלקת מו"פ בחברה. האם נוכל להגיש בקשה לרשות לחדשנות?
שאלה:
"אנו מתכננים הרחבה של המפעל והטמעה של תהליכים ייצור חדשים. האם נוכל להגיש בקשה?"
תשובה:
יש לזכור שמטרת התכנית הינה לתמוך בפעילות המו"פ המבוצעת על ידי החברה, כלומר המענק יינתן רק בעבור הוצאות המחקר והפיתוח שהחברה תוציא במהלך התכנית: משכורות עובדים אשר ייקחו חלק בעבודת המו"פ, קבלני משנה אשר יסייעו לפיתוח, רכישת חומרים לטובת ניסויים או בניית אבות טיפוס, ציוד אשר יירכש לטובת ביצוע הפיתוח, הוצאות בגין רישום פטנטים ועוד.
כלומר – במסגרת המסלול לא תוכלו לקבל תמיכה בעבור הוצאות לרכישה של ציוד ייעודי לייצור ו/או הטמעת תהליכים קיימים אשר לא יידרשו מכם פיתוח עצמי.
המסלול כן יציע תמיכה במידה ואתם מתכננים פעילות של מחקר, ניסוי ופיתוח סביב הטמעת התהליכים החדשים, לדוגמא: ביצוע של ניסויים וסבבי בדיקות למערכות החדשות לצרכי אופטימיזציה, פיתוח של מערכת ייצור חדשה, ביצוע מחקר לצורך שדרוג של תהליך מסורתי קיים וכו'.
משתמשים בביטוי חמסה חמסה כהגנה מפני עין הרע? ההגדרה בויקיפדה: "תחמסה (מערבית: خمسة – חמישה) הוא סמל בצורת כף יד בעלת חמש אצבעות פרושות שישמש כהגנה מאגית בעיקר מפני עין הרע".
בלי עין הרע זהו הניוזלטר ה-50 שלנו. אני מרגישה סיפוק רב. עכשיו לקראת סוף שנת 2022 עברנו את רף 500 הלקוחות (505 במדויק). בהחלט חמסה חמסה..
אשתף שאני עושה עכשיו תהליך עם חברת OK יועצים לניהול מתוך הבנה שמה שהביא אותנו עד הלום לא יביא אותנו לרמה הבאה שלנו. משה רבינו, שהובילנו במדבר במשך 40 שנה לא זכה להיכנס לארץ המובטחת, כיוון שנדרשה צורת ניהול חדשה כדי להשתקע ולבנות ארץ חדשה מאשר צורת הניהול שנדרשה כדי להוביל עם במדבר 40 שנה.
לכן, או שנשתנה מרצון, או שהשינוי ינחת עלינו בהפתעה.
זהו הנושא של הניוזלטר. שתדעו לכם שאני לא רק מטיפה אלא גם משוחחת כאן עם עצמי.
נקודת מבט ראשונה לנושא יכולה להגיע מהתבוננות וניתוח על השקעת הזמן שלנו. הטכניקה הידועה של תיעדוף משימות לפי מטריצת התיעדוף שיצר סטיבן קובי – חשוב/ לא חשוב, דחוף/ מייעלת קצת את העבודה. כדי לעשות קפיצת מדרגה, נדרשת חשיבה שונה, המוסיפה מימד שלישי לתיעדוף. כל הפרטים על מימד זה במאמר שקישורו להלן –
למדו אותנו לתעדף דברים חשובים לעומת דחופים. הגיע זמן שנלמד את עצמנו לתת מקום לדברים המ-ש-מ-ע-ו-ת-י-י-ם
מאתגר אותך או דרך חיים שלך?
נקודת מבט שנייה לנושא יכולה להגיע מהתבוננות על תפיסת התפקיד שלנו. מי שרוצה לעשות אחרת, כדאי שישנה את החשיבה שלו. במקום לחשוב כמה שעות אני משקיע וכמה אני מזיע, לחשוב ככתוב במאמר: איזה ערך אני מביא לארגון ולפעול בהתאם. נראה לך?
נקודת מבט שלישית מגיעה ממהתבוננות על שיטת החשיבה של אופן העבודה שלנו, האם כדאי לחשוב מחוץ לקופסה או בתוך הקופסה? מה אתם אומרים? עקרונות החשיבה השונה מפורטים במאמר: רוצים להצליח בגדול? אל תחשבו מחוץ לקופסה! תחשבו בתוך הקופסה !
לכל המסודרים שכבר מתכננים את שנת 2023 – האם הכנסתם לתכנית העבודה שלכם קופסאות (או תבניות) כמומלץ במאמר? ספרו לי בבקשה.
ברוח החמסה – חשבתי להוסיף עוד שתי נקודת מבט. מודעת לקשב שלך, מתחשבת ולא מעמיסה ולכן אסתפק בזאת.
מצפה לשמוע ממך – איזו אתם מיישמים, או שהחלטתם ליישם מעכשיו. זכרו שהטמעה חשובה מקריאה וצבירת ידע תיאורטי.
הזמנה לסיום-סיום –
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה וחינמית שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
שלכם,
אורנה קמין,
מנכ"לית חברת הייעוץ OK יועצים לניהול
