נתקלתי בחג הפסח בהרצאה של סיימון סינק שכוללת את הסיפור הבא על בייגלה. אין מתאים מסיפור שכולל חמץ לתקופה שמתחילה אחרי הפסח.
מעשה בשני רצים שהשתתפו במרתון כלשהו והגיע לקו הגמר.
בסיום הריצה חיכו לספורטאים דוכני אוכל וביגוד שקשורים לספורט וגם דוכן שחילק בייגלה בחינם למסיימים.
סיימון צפה בשיחה בן שני הרצים:
רץ א אומר לרץ ב – "בוא ניגש לדוכן וניקח בייגלה"
רץ ב אומר לרץ א – "… אבל יש תור ארוך"
רץ א – "הבייגלה מריח מצוין והוא בחינם!"
רץ ב – " כן, אבל .. התור ארוך, לא שווה להשקיע זמן בעמידה בתור".
הצפייה וההקשבה לשיחה בין הרצים הביאה את סיימון סינק להבנה שאנו, האנשים, מתחלקים לשני סוגים:
אנשי התור – ממוקדים בקשיים; חושבים על הדרך הארוכה והקשה, הספקות שאולי יכשילו אותם, האתגרים בדרך שיקשו עליהם, ההשקעה הכספית שצריך להשקיע בבניית תהליכים, כלים ותשתיות שיובילו לאותה תוצאה רצוייה.
מחשבות אלה גורמות להימנעות, ואפילו זלזול בכל התהליך ובמי שמוכן לעשות את המאמץ וההשקעה.
אנשי הבייגלה – ממוקדים בהצלחה, בפירות שיגיעו עם התוצאות.
אנשים אלה רואים בהשקעה בתהליכים, שיטות וכלים מנוף להשגת התוצאה.
הם מוכנים להתאמץ כיוון שיש להם תמונה של התוצאה הרצויה ששווה להם להשקיע כדי להשיג אותה.
איך הייתם מגדירים את עצמכם?
באופן אישי למול אתגרים אישיים?
כמנהלים בארגונים לאור אתגרים ארגוניים?
שיתופים כנים יתקבלו בברכה באחת הרשתות החברתיות שקישרן להלן.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
<<<< חדש על המדף >>>>>
| קבוצת WhatsApp שקטה למנהלי מערכות מידע בארגונים שבה אשתף מאמר פעם-פעמיים בחודש בנושאים הקשורים לאבטחת מידע, אבטחת הפרטיות, סייבר, המשכיות עסקית וכדומה. מוזמנים להפנות את תשומת הלב לכך למנהלי אבטחת מידע בארגון שלכם. יש סיכוי שהם יודו לכם על כך. קישור להצטרפות – כאן |
.
עבודה קשה או מאומצת? לא נחמד אבל זו לא עבדות בעיני. אם יש לנו מטרה שאנו רוצים להגיע אליה, להתאמץ זו לא עבדות. עבדות מודרנית, בעיני, זה לעשות דברים שוחקים שאין לנו חשק לעשות אותם.
הפעולות השוחקות הן פעולות שדורשות ביצוע פעולות חוזרות, המצאת הגלגל כל פעם מחדש, סבבי תיקונים, טיפול בתקלות ותלונות. השחיקה נובעת מכך שאנו רוצים לנוע קדימה והטיפול בביצוע פעולות חוזרות גוזל מאיתנו משאבי זמן ואנרגיה יקרים. המאבק עם הרצון לנוע קדימה שלא מתממש עקב כך שאנו נאלצים לדרוך במקום או ללכת אחורה גורם לשחיקה.
להלן תכנית בארבעה שלבים להתמודדות עם נושא השחיקה שיעזרו לנו לצאת מעבדות לחירות.
הקטנת שחיקה תקרה כאשר נפתח שיטת עבודה תהליכית עבור הפעולות שחוזרות על עצמן. לא נעים להודות, אך חלק גדול מהפעולות שלנו חוזרות על עצמן. שיטת העבודה כוללת תבניות, רשימות תיוג, כלים מותאמים לכל ארגון המכילים בתוכם את כל הידע הנדרש לביצוע העבודה. עבודה לפי תבניות מסייעת להורדת כמות הפעולות שחוזרות על עצמן ומגדילה אנרגיה לפעולות שדורשות מחשבה ויצירתיות.
אדוארד דמינג, הנחשב לאבי תורת האיכות אמר: "אם אתה לא יכול לתאר את מה שאתה עושה כתהליך אזי אתה לא יודע מה אתה עושה".
עבודה תהליכית מאפשרת לייצר תוצרים יותר איכותיים, באיכות גבוהה יותר ובזמן קצר יותר. השיטה מאפשרת גם לאנשים פחות טובים לייצר תוצרים טובים.
נבחן את רשימת המטלות הארגוניות ונשאל את עצמנו – מה אפשר להפסיק לעשות?
נבדוק כל נושא ברשימת המטלות: האם הנושא שווה שנשקיע בו זמן? האם אנו יכולים להפסיק לעשות אותו אפילו אם הוא חשוב? זוהי חשיבה שונה מהרגיל כי היא מוסיפה למיקוד הרגיל ברשימת ה- To-Do-List, מיקוד נוסף במה לא לעשות. כלומר – המאמץ ההירואי שאנו משקיעים בלעשות עוד ועוד כדי להגיע למטרה שלנו, צריך להיות מוחלף במחשבה – איך נפנה לנו זמן על ידי כך שנפסיק לעשות דברים. כל נושא שאנו מפסיקים לעשות היום – יוצר לנו יותר זמן מחר. זוהי חשיבה מאד מאתגרת, כי קשה לנו להפסיק לעשות דברים שאנו מאמינים שאנו צריכים לעשות. אבל באופן מודע, בכך שאנו ממשיכים לעשות את הדברים האלה, באופן לא מודע אנו מפסיקים או אפילו לא מתחילים לעסוק בנושאים המקדמים.
יש נושאים שאנו לא יכולים להפסיק לעשות, אך אפשר להכניס כלים שיהפכו תהליכים לאוטומטים או שיטות עבודה המסתייעות בתבניות, רשימות תיוג וכלים נוספים יקצרו את זמן העבודה. האתגר הוא בכך שבטווח הקצר נדרש להשקיע בכלים ובשיטות כדי שבטווח הבינוני-ארוך נחסוך זמן.
האם אפשר לעבור למיקור חוץ? להאציל סמכויות? להעביר ליועצים או קבלני משנה?
האם אפשר להוציא למיקור חוץ פעולות/נושאים שהם לא בתחום הליבה שלנו? האם אפשר לתת לאחרים חלק מהעבודה הרוטינית ולפנות לנו זמן ליצור דברים חדשים? ברור שהתשובה חיובית. מדוע לא תמיד עושים את זה? כי אנו מיוחדים. התהליכים שלנו מיוחדים. אף אחד אחר לא יוכל לעשות אותם טוב כמונו.
הדרך להקטנת שחיקה דורשת מבט-על על הפעילויות שלנו. לעבור מאינסוף פעולות טקטיות למחשבה אסטרטגית על צורת העבודה שלנו. כדי להקל עלינו את תהליך השינוי – נעשה את תהליך השינוי בשלבים. ניצור את שיטת עבודה על פי מבנה: Plan-Do-Check-Act (PDCA). כל פעם נגדיר תהליך לנושא מסוים ולאחר מיכן נעבור לנושא הבא. לא הכול בבת אחת. צעד, צעד.
שיטה תהליכית נותנת עוגן ומחזירה אותנו כל פעם לבסיס, במקום לעשות פעולות בהולות כל פעם שקורה אירוע לא צפוי. התהליך המסודר הוא כמו WAZE שאומר לנו איך להגיע מנקודה A לנקודה B.
להגיד – עכשיו זה לא הזמן – זו עבדות. העומס לעולם לא יורד. הוא רק הולך ומתגבר.
עסוקים מידי? דברו איתנו ונסייע לכם לעשות סדר. תעשו חשבון ותראו שמחיר ההשקעה בייעוץ מתודולוגי חיצוני שירים אתכם לרמה הבאה הוא נמוך מעלות אי ההשקעה בנושא שנובעת מעבודה חוזרת, עיכובים בלו"ז ועוד מירעין בישין.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
אשמח לשיתוף באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.
Photo by Digital Buggu
רשות החדשנות בשיתוף עם משרד החקלאות ופיתוח הכפר, מציעים מענקים כספיים למימון פרויקטי פיתוח של טכנולוגיות חקלאיות (אגרוטק) אשר נמצאים לקראת פיילוט – יישום באתר הרצה אצל חקלאי ישראלי
רשות החדשנות מציעה מענקים כספיים למימון פרויקטים בתחום החקלאות: טכנולוגיות לפיתוח מוצרים מבוססי צמחים ובעלי חיים המשמשים למזון או לחומרי גלם תעשייתיים, וכן מוצרים לשיפור ולייעול תהליך הגידול של צמחים ובעלי חיים, לרבות שיטות ותשומות.
התכנית תסייע לכם להתקדם משמעותית בבחינת ההיתכנות ויישום המוצר שלכם בקרב לקוחות רלוונטיים ולקידום מסחורו לחו"ל באמצעות הרצתו באתר החקלאי, ולקבל בעבור כך מענק מרשות החדשנות למימון הפיילוט, בשיעור של עד 70% מהוצאות המו"פ בתכנית.
מסוקרנים? לחצו כאן – קישור
Photo by Mark Stebnicki from Pexels
מי היה בשירות צבאי וזוכר את מסדרי המפקד? לקראת הביקור היינו מצחצחים את הבסיס, משננים את מה שהיינו אמורים לדעת פן נישאל שאלה כלשהי. כמו כן, תכניות לשיפור שהעלו אבק במשך זמן רב הוכנסו לפעולה. ביום ביקור המפקד – הכל עמד על מקומו מצוחצח. נכון שחלק מהצחצוח נעשה עקב הביקור, אך תוצאות הצחצוח, השינויים והשיפורים נותרו גם לאחריו.
בעולם ניהול האיכות למסדר המפקד קוראים סקר הנהלה. סקר הנהלה הוא דרישה בסיסית בכל תקני ה-ISO לדורותיהם. החל מ-ISO9001 הבסיסי ביותר, דרך תקינות מורכבות יותר של אבטחת מידע, תקנים רפואיים ועוד.
לקראת הסקר קובעים יעדים שנתיים, מזהים סיכונים, נזכרים בפעולות מתקנות שכדאי לעשות… ואז ככתוב בגמרה – מִּתּוֹךְ שֶׁלּא לִשְׁמָה בָּא לִשְׁמָה. כלומר – סקר ההנהלה גורם לכך שיש לארגון יעדים שנתיים לכל השנה, סיכונים מזוהים ונעשית תכנית התמודדות עימם – הכל מוכן ברמה שנתית ולא רק לפגישה הספציפית.
סוכני שינוי בארגונים מוזמנים להשתמש בכלי שנקרא סקר הנהלה. בהנחה שההנהלה תומכת בשינוי, מגדירים סקר הנהלה תקופתי (אחת לחודש / רבעון..) ובו סוקרים את הנושאים החשובים ביותר לניהול הארגון. כדי לא לגזול זמן רב מידי – ניתן להחליט על מבנה קבוע של מצגת הכוללת 3-4 שקפים לכל היותר. מצגת זאת הינה תמצית הניהול: לו"ז, עמידה במדדים או כל דבר אחר שחשוב לארגון.
ישנם סוגים רבים של סקרי הנהלה: סקר הנהלה לאיכות, סקר מצב ניהול הפרויקטים בארגון, ועוד רבים אחרים. כל סוגי סקרי ההנהלה מפורטים בקישור שלהלן: סקר הנהלה או מסדר המפקד?
סקר הנהלה – למה זה טוב?
סקר הנהלה מאפשר להנהלת הארגון לקבל החלטות עסקיות נכונות ולשפר את הביצועים העסקיים של הארגון, בהתאם לנתונים המובאים בפניהם.
סקר הנהלה הוא אחד הערוצים עבור ההנהלה לקבוע את הטון, להיות מעורבת באופן אישי במתרחש, ולהעביר מסר של איכות ומצוינות. ההנהלה קובעת תאריכים ואבני דרך, את תכולת הסקר ואת המשתתפים בסקר, ומתעדכנת באופן שוטף ובלתי אמצעי באמצעות מפגשים עם מנהלים העוסקים בנושא הנסקר. כך גם מתאפשר לה להגיב בזמן אמת אם נדרשת התערבות.
סקר הנהלה הוא סקר המתבצע תקופתית, או באבני דרך שנקבעו מראש, ומטרתו להבטיח התנהלות תקינה ושיטתית.
חשיבות סקרי ההנהלה היא רבה. להלן מספר יתרונות:
סקר הנהלה כזה מאוד חשוב להנהלה אבל לא פחות מזה לעובדים ולמנהלים בדרגים השונים. הסקר מאפשר לעובדים ולמנהלים להיחשף בצורה בלתי אמצעית, וגם להפעיל מנגנוני אסקלציה מול ההנהלה. באמצעות הסקר, מבוצע סנכרון של כל הפונקציות בארגון לאותה המטרה.
ההכנה לסקר ההנהלה היא חשובה ביותר, כדי שהישיבות יהיו יעילות. מומלץ ביותר גם להפיץ את החומרים מראש למשתתפים וקבל משוב. כאמור, סקרי הנהלה אינם ישיבות סטאטוס רגילות, אלא ישיבות הנעשות בצמתים במהלך חיי פרויקט או ארגון. ההפצה המוקדמת גם מאפשרת לכל בעלי העניין להתכונן היטב, ולהגיד את דברם.
חשוב ביותר, שיהיה מעקב ביצוע אחר ההחלטות מהסקר הקודם, כדי לשמור על רצף; אם ההחלטות והסיכומים לא מבוצעים, חבל על הזמן שמושקע בתהליך. בלי מעשים, אין ערך לדיבורים.
מומלץ ביותר לשמור שסקרי ההנהלה יתבצעו בפתיחות, כדי שעובדים ומנהלים יציגו תמונת מצב אמיתית, ויזכו לסיוע הנדרש. במידה וההנהלה משתמשת במידע המוצג לפניה כדי לנזוף ולבקר בעובדים שלא סיפקו את הסחורה – עלול להיווצר מצב בו יוצגו נתונים בצורה סלקטיבית, או שעלולה להתפתח תרבות של האשמות וזריקת אחריות מאחד לשני – ובזאת ייצא שכרנו בהפסדנו.
איך מתנהלים בארגונכם סקרי הנהלה? אשמח לתגובות, באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.
| מזמינה אותך להצטרף לקבוצת WhatsApp שקטה שבה אני משתפת אחת לשבוע מאמר קצר או טיפ בנושא איכות ומצויינות בארגונים. קישור להצטרפות – כאן |
Photo by Kampus Production from Pexels
להלן מגוון שירותים שלנו בתחום אבטחת מידע ואבטחת הפרטיות. הרשימה מתעדכנת באופן שוטף בהתאם לצרכים הדינמיים של התחום. בדקו עימנו אם יש לכם צורך שעדיין לא מופיע ברשימה שלהלן
