OK יועצים לניהול

בשנה האחרונה אנו עדים לתהליכי Blame-Storming .

 Blame-Stormingהוא "תהליך" ארגוני (כלל עולמי, לא המצאה רק שלנו) שבו ההנהלה עורכת סיעור מוחות שמטרתו לקבוע מי נושא באשמה על כישלון שאף אחד לא מוכן לקבל עליו אחריות.

התנהלות המשבר שאנו חווים ביתר שאת בשנה האחרונה, והליקויים שנחשפו גורמים לי לחשוב על התנהלות דומה הרווחת בארגונים רבים: כאשר נדרש להשקיע מאמץ ומשאבים בתהליכים שמטרתם למנוע משברים עתידיים, יש מקרים שהקברניטים/המנהלים מעדיפים להימנע מהשקעות אלה. במידה והמשבר אמנם נמנע – איש לא יודע על כך. ההשקעה כאילו יורדת לטמיון. ההעדפה היא להשקיע בדברים שיש להם נראות. במקרה ויש תקלה, מתגייסים לתיקונה, על ידי השקעת מאמצים הרואיים, בדרך כלל על ידי יחידים. לאחר שוך הסערה – מברכים ואולי מתגמלים את אותם היחידים, על מאמצם והצלחתם בטיפול בתקלה. ….וברוב המקרים, חוזרים לשגרה עד התקלה הבאה.

ארגז הכלים של ניהול שיטתי מכיל מספר כלים, למנהלים וארגונים הרוצים להשתמש בהם, כדי להפחית במידה משמעותית תקלות. למען הגילוי הנאות – אין הבטחה למניעה טוטלית של כשלים.

שיטות להפחתת מקרים של תקלה בלתי צפויה בארגז הכלים של ניהול שיטתי 

להלן מספר כלים ..

תהליך ניהול סיכונים

תהליך בו באופן יזום מזהים סיכונים עתידיים, מעריכים את הנזק וההשפעה שלהם במידה ויקרו, ונוקטים בפעולות מניעה או שיכוך של הנזק שעלול לקרות אם הסיכון יתממש.

ניהול סיכונים בכתב, הכולל תכנית להפחתת הנזק מהתממשות הסיכון, מפנה מקום לפעילות פרואקטיבית ולא מגיבה. תהליך ניהול סיכונים אמיץ דורש הסכמה לראות נכוחה את תרחישי הנזק, ולא לבטלם בתואנות שונות.

תהליך תחקירים בסוף שלב או פרויקט/ תהליך

קיום תחקירים, שמטרתם למצוא את גורמי השורש לתקלות ולתקן אותם. הכוונה לא רק לתקן את התקלה, אלא למצוא את הגורם לתקלה ולתקן אותו, כדי שהתקלה לא תחזור בעתיד.

נדרש אומץ ניהולי כדי לחקור את סיבות השורש האמיתיות.   אומץ ניהולי משמעו מאמץ אמיתי להגיע לחקר האמת, בלי לטשטש עדויות, אך גם להבטיח למשתתפי האירוע שכשל שלא ייענשו עקב חשיפת שורשי התקלה. כאשר יש חשש מעונש, ברור שהעוסקים במלאכה יעסקו בהאשמת האחרים.

אחד השירותים של חברת OK יועצים לניהול הוא לבצע חקירה  בעקבות אירועי סייבר. אותם ארגונים אמיצים פונים אלינו כגורם בלתי תלוי כדי לחקור את הכשלים שאפשרו את הפריצה אליהם. בסיום התהליך, הארגונים מקבלים דו"ח מפורט עם המלצות לתיקונים. ההמלצות שלנו הם תמיד לתקן את תהליכי העבודה שיצרו את התקלה ולא לערוף את הראש לאותם אנשים שכביכול כשלו. תיקון תהליכי העבודה הוא תהליך שיכול להיות עמוק ודורש משאבים. גם כאן נדרש אומץ ניהולי כדי לשפר את התהליך ולא להסתפק בכך שנעשה תחקיר.

שיתוף במידע/ הפקת לקחים

הארגון לומד את השיעור מהתחקיר, ומיישם אותו גם במחלקות אחרות.
במקרה הכואב שלנו – הפקת לקחים מאזור אחד מיושמת באזור אחר.

קיום אוירה ארגונית המעודדת את חקירת האמת (Brain-Storming)

עידוד העובדים לדווח מה קורה, במקום מה שרוצים לשמוע ולכבד את הדיווחים שלהם.  מיסוד תהליך "שירות", כמו בכל תהליך של שירות לקוחות. כאשר מגיע דיווח על תקלה, פותחים תקלה במערכת. סגירת התקלה נעשית רק על ידי מי שתיקון התקלה בתחום אחריותו. כלומר, האחראי סוגר את התקלה פלוס ציון שמו והסיבה מדוע החליט שהדיווח אינו תקלה. זהו תהליך טריוויאלי של טיפול בתקלות. מי שסוגר את האירוע בכתב, לוקח אחריות על כך. כלומר – סגירה מנוהלת ולא מתעלמת.

קיום תוכניות המשכיות עסקית

תכנית המשכיות עסקית היא תכנית מגירה למקרה שיש פגיעה משמעותית בתשתיות התקשורת ותהליכי קבלת החלטות. התכנית כוללת הכנת יתרות תשתיתית ותהליכית שייעשה בה שימוש ברגע שהתשתיות הקיימות קורסות. אחת לשנה מתרגלים אירוע שכזה, שמוודא שהתשתית שהוכנה ליום הדין מתפקדת, והנוגעים בדבר יודעים לעבוד במציאות שונה לחלוטין ממה שהורגלו לה.

סוף דבר

ראש השנה קורא לנו להתחיל שנה חדשה ב"ראש שונה".

אני תיקווה שהארגון הנקרא "מדינת ישראל" יתנהל בצורה שיטתית ויפנים שיטות ניהול המקובלות בארגונים מהעולם העסקי. המאמר הנ"ל לא מגלה את אמריקה ומתייחס לתהליכי עבודה בארגונים. התהליכים ידועים, רק לא תמיד מיושמים.  קטונתי מלתת עצות בנושאים שלא בתחום התמחותי.

בתחתית הדף ריכזנו עבורכם מאמרים נבחרים בנושא שמירה על אבטחת הפרטיות. מוזמנים להגיב באחת הרשתות החברתיות שקישורן להלן.

עולמנו מתנהל בדיגיטל – חברות ועסקים אוספים מידע אישי על לקוחותיהם כדי לתת להם שירות מדויק. מאגר המידע שנאסף הופך לנכס יקר ומשמעותי עבור החברות שמשתמשות במידע האישי לצורך מתן השירותים.

השימוש במאגר מידע דיגיטלי על ידי חברות, עמותות וגופים ממשלתיים העלה צורך בהגנה על המידע האישי באותם מאגרים. לשם כך, אנו עדים בשנים האחרונות במגמה הולכת וגוברת של חוקים ותקנות לאבטחת הפרטיות, ובין החוקים האלה ניתן למנות את:

• חוק הגנת הפרטיות הישראלי (תשמ"א-1981), ותקנותיו הכוללות את תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), תשע"ז-2017
• חוק הגנת הפרטיות האירופאי (GDPR) General Data Protection Regulation, הקובע כללים ביחס למידע אישי של אזרחים אירופאים
• תקנות CCPA המגנות על הפרטיות של אזרחים ממדינת קליפורניה, ארה"ב

חברות הפועלות במספר אזורים גיאוגרפיים נדרשות לציית לחוקי הגנת הפרטיות במדינות בהן הן פועלות, ולכן בכדי להתמודד נכון עם כל אותם חוקים ותקנות, מוצע שהארגון יחזיק אצלו ממונה הגנת הפרטיות.

מדוע חברה צריכה ממונה אבטחת פרטיות?

מינוי DPO יעזור לחברה לעמוד בדרישות המחמירות של החוקים והתקנות של הגנת הפרטיות, תוך טיפוח אמון עם הלקוחות ובעלי עניין. מעבר לניהול ולציות לחוקים ולתקנות הרלוונטיים לארגון, ה-DPO ידאג לשלב את הגנת הפרטיות ביעדי החברה ובפעילויות הליבה שלה, ויבטיח שהמידע האישי מטופל בצורה חוקית ואתית.

התפקידים העיקריים של ממונה הגנת הפרטיות

1. עמידה בחוקים ובתקנות הגנת הפרטיות
   חובתו העיקרית של ה-DPO היא להבטיח שהארגון מציית לחוקי הגנת הפרטיות החלים על הארגון. חוקים אלה מטילים חובות לגבי האופן שבו מידע אישי נאסף, מאוחסן ומעובד. התפקיד כולל ביצוע ביקורות תקופתיות, Data Privacy Impact Assessment לשם ההערכת ההשפעה של עמידה (או אי עמידה) בדרישות הרגולטוריות על הגנה נאותה על אבטחת הפרטיות.
2. ניטור מעקב וטיפול במידע אישי
   ה-DPO צריך לעקוב ולנטר אחר הפעילויות הקשורות לעיבוד מידע אישי בחברה כדי לזהות את הסיכונים ולהבטיח שהמידע האישי מטופל בהתאם לדרישות החוקים והתקנות בתחום הגנת הפרטיות. הדבר כרוך בפיתוח בקרות המבטיחות שמירה על הפרטיות, ביצוע מבדקים תקופתיים המוודאים ביצוע של אותן בקרות, והצעת המלצות לשיפור הטיפול במידע ברחבי הארגון.
3. ייעוץ בנושא מדיניות הגנת הפרטיות ושיטות עבודה מומלצות
   תפקיד מרכזי נוסף של ה-DPO הוא לייעץ לארגון כיצד לפתח וליישם מדיניות של הגנת הפרטיות. התפקיד כולל מתן הנחיות לגבי הגנת הפרטיות, הבטחת אמצעי אבטחת מידע והדרכות עובדים לגבי שיטות עבודה מומלצות לטיפול במידע אישי.
4. ניהול אירוע הקשור להפרת חוק הגנת הפרטיות
   במקרה של אירוע הפרת חוק הגנת הפרטיות, ה-DPO ממלא תפקיד קריטי בניהול מקצועי ומהיר של האירוע. המטרה היא למזער נזקים ולהבטיח ציות להוראות החוק. ניהול האירוע כולל תיאום בין צוותים פנימיים, יועצים משפטיים חיצוניים ורשויות רגולטוריות כדי לנהל את המצב ולהפחית סיכונים בנושא קנסות ואובדן מוניטין.
5. הדרכה והעלאת מודעות
   ה-DPO אחראי על הדרכה וחינוך צוותי הארגון בנושאים הקשורים לעקרונות הגנת הפרטיות, החל מההנהלה הבכירה ועד לצוותי התפעול השונים. לצורך כך ה-DPO מבצע הדרכות להעלאת המודעות לנושא הגנת הפרטיות בכל החברה.

החשיבות האסטרטגית של ה-DPO

בעוד שתפקידו של ה-DPO נראה לעתים קרובות דרך עדשת הציות לחוקים ולתקנות, ל-DPO הארגוני ערך אסטרטגי חשוב: ה-DPO מבטיח שילוב פעולות לאבטחת הפרטיות בפעילות העסקית של החברה. ה-DPO מבטיח ששיטות ניהול המידע האישי תואמות את ערכי החברה, משפרות את אמון הלקוחות ובכך משפרות את החוסן העסקי. לקוחות יעדיפו התקשרויות עם חברות שמבטיחות להם שמירה על הפרטיות. חברות יבחרו ספקים המפגינים מחויבות חזקה להגנה על המידע האישי. אמון הינו קריטי בניהול מערכות יחסים ארוכות טווח בין חברות ללקוחותיהן.

ה-DPO מצמצם את הסיכון לקבלת קנסות גבוהים ולפגיעה במוניטין החברה על ידי זיהוי נקודות תורפה בפרקטיקות של עיבוד המידע אישי לפני שהן מסלימות לבעיות רציניות.

יתרה מכך, ככל שתקנות הפרטיות מתפתחות, ה-DPO  מבטיח שהחברה מתאימה את עצמה לשינויים והעדכונים ונענית לדרישות החדשות.

ה-DPO בעידן התפתחות מואצת של בינה מלאכותית

עם האימוץ המהיר של טכנולוגיות חדשות כגון בינה מלאכותית, ניתוח מידע אישי בהיקף ניכר, ופיתוח יישומים ברשת האינטרנט, היקף האחריות של ה-DPO ממשיך לגדול. ככל שחברות מטפלות  במידע מורכב ומגוון יותר, ה-DPO  חייב להישאר מעודכן לגבי המגמות הטכנולוגיות האחרונות וכיצד הן משתלבות עם חוקי הפרטיות. ה-DPO נדרש לגישה פרואקטיבית להבנת האופן שבו חידושים אלה משפיעים על הפרטיות ותכנון אסטרטגיות לטיפול בסיכונים פוטנציאליים.

סוף דבר

ככל שארגונים אוספים מידע אישי על המשתמשים שלהם והמשתמשים הפוטנציאלים שלהם, החוקים והתקנות בנושא שמירה על אבטחת הפרטיות נעשים מורכבים יותר. מינוי DPO ארגוני הינו חשוב כדי להבטיח ציות לדרישות בכל פעילויות הארגון שנוגעות לאיסוף ושימוש במידע אישי.

מעבר לציות, ה-DPO מחזק את יחסי האמון בין החברות ללקוחותיהן וממצב את שמירת הפרטיות כיתרון תחרותי. בעולם שבו פרצות אבטחת מידע ושערוריות פרטיות עלולות לפגוע באופן משמעותי במוניטין החברה, ה-DPO מהווה הגנה לא רק לציות לחוק, אלא להצלחה ממושכת של הארגון.

אני מתקרבים לסוף השנה האזרחית. ברבעון האחרון חברות עושות תחזית מכירות, ממנה גוזרים תחזית פיתוח וייצור, משם גוזרים תחזית רכש וכל מה שנדרש כדי לעמוד בתכנית השנתית.

האם אתם עושים גם תחזית תהליכית שנתית? האם יש לכם אסטרטגיה תהליכית?

המילה תחזית באה מתוך המילה חוזה,  Vision, ראית העתיד. איזה עתיד אתם רואים לחברה שלכם, ואיך אתם יכולים לתמוך בתחזית העסקית באמצעות הכלים שיש לכם כסוכני שינוי?

המילה חוזה היא גם הסכם בינכם לבין החברה שאתם עובדים בה. חוזה בין פעולות סוכן השינוי לבין המנהלים והעובדים בחברה. איך אתם מקדמים את הנושאים שתומכים בפעילות של החברה?

יש חברות שעושות תכנית איכות שנתית, וכוללים שם מדדים, תכנית מבדקים  פנימית וחיצונית ותו לא. ברוב החברות שראיתי אין לחברות אסטרטגיה תהליכית. במקרה הטוב, יש אוסף של טקטיקות אותן מפעילים, ובמקרה הפחות טוב, ישנה היסחפות בלי תכנון לכיוונים שונים.

הנהר זורם מההר למטה, ולא מלמטה למעלה

במאמר שלהן אני קוראת למנהלי איכות בארגונים ליצור תכנית איכות תהליכית שנתית שמחוברת לתחזיות העסקיות של החברה. לקראת השנה החדשה, היפגשו עם כל מנהלי המחלקות / מנהלי פיתוח עסקי ובדקו עימם איזה תמיכה תהליכית הם צריכים כדי לעמוד בתכניות שלהם. תהיו פרואקטיביים. אל תהיו כמו חלק ממנהלי האיכות שמתלוננים על המנהלים שלהם שהם לא מבינים באיכות או לא מעוניינים לשנות דבר בתהליכי העבודה שלהם. תסתכלו בראי. שם נמצא האחראי להתנהגות של אותם מנהלים. עשו פעולות שמראות איך אתם נכנסים מתחת לאלונקה יחד איתם.

לאחר שתהיה לכם תחזית תהליכית, בדקו עם עצמכם. האם הפעולות שלכם מקדמות את התחזית התהליכית או שאתם עפים ברוח, לכל דורש. מסכימה שיש פעולות שוטפות שצריך לטפל בהם. עדיין, איך אתם מקדמים את התמונה הגדולה שכתובה בתחזית?

מה כוללת תחזית תהליכית?

האבנים הגדולות בבניית תחזית תהליכית: מתחילים עם Quick Wins, אחת כך עוברים לפרטו – 20 אחוז מהפעולות/ יוזמות שיניבו 80 אחוז בתפוקה. תגידו: מה חדש פה? אין פה שום המצאת גלגל. רק השקעת מחשבה ויציאה לדרך על פי תכנית.

ובנוסף…

איך סוכני שינוי יוצרים תכנית שנתית שקשורה בעבותות לדברים החשובים לחברה?

היפגשו עם מנהלי הפעילויות העסקיות, למדו את הצרכים שלהם. האם תהליכי העבודה הקיימים תומכים בהשגת המטרות שלהם? עשו הנדסה הפוכה / Reverse  engineering. התחילו מהמטרה העסקית, האם תהליכי העבודה הנוכחיים מאפשרים את השגת התוצאה?

האם בשנים האחרונות הושגו המטרות העסקיות? אם לא הושגו – מה אפשר לשפר כדי שבשנה הקרובה המטרות יושגו? אם מטרות הושגו – האם אפשר באמצעות שינויים תהליכיים למתוח את המטרות ולהשיג יותר?

"קניית זמן" באמצעות הכנסת כלי אוטומציה, למידת מכונה, בינה מלאכותית, מיקור חוץ ואוטומציה

למדו אותנו לתעדף דברים חשובים לעומת דחופים. הגיע זמן שנלמד את עצמנו לתת מקום לדברים המ-ש-מ-ע-ו-ת-י-י-ם

הוציאו מרשימת המשימות שלכם, משימות שאחרים יכולים לעשות עבורכם, או פעולות שמומחים יכולים לעשות עבורכם בפחות השקעת ומאמץ יחסית לכם. מיקור חוץ או ייעוץ מומחים בהחלט יכול לחסוך זמן ומשאבים נוספים.

חדשנות תהליכית ושיפור מתמיד

שימוש במתודולוגיות מתקדמות כגון לין/ Lean או שש סיגמה/ Six Sigma. מתודולוגיות אלה מביאות קפיצת מדרגה בתוצאות. מדוע לא משתמשים בהן? כנראה מסיבות של חוסר מודעות / חוסר ידע / חוסר אמון / חוסר רצון לעשות תהליכי עומק. (מחקו את המיותר).  אל תוותרו. בדקו איתנו את האפשרויות בתחומים אלה.

פיתוח והכשרת המשאב האנושי

הכשרת הצוותים לשימוש בתהליכי העבודה הקיימים ו/או המשופרים.

איך תחזית תהליכית משפיעה על העבודה השוטפת של סוכני השינוי?

כאמור לעיל, לאחר שגוזרים את פעילויות האיכות ושיפור התהליכים מהיעדים העסקיים – נוצרת תכנית מסייעת לארגון. אם יש תכנית / תחזית / חוזה / הסכם, אפשר לעקוב אחריה ברמה חודשית לפחות.
אחד האמצעים למעקב חודשי המסייעלשמירת כושר תהליכי-ניהולי מתמשך באמצעות תשומת לב רציפה של ההנהלה הוא קיום ישיבות סטטוס בין ההנהלה הבכירה לדרג הניהולי הזוטר, בו המנהל הזוטר (בנוכחות כל שרשרת הפיקוד שמעליו) מציג את סטטוס הפעילות שלו בארבע שקפים לכל היותר, שקפים אלה כוללים: עדכון לו"ז, עדכון מדדים, ניהול סיכונים וסטטוס קצר. זו תמצית הניהול. כדי להציג שקפים אלה ניהול הפעילות אמור לביות מתוקן. חריגות מטופלות לפני הפגישה עם ההנהלה. זה אמצעי חזק ביותר. למרות זאת אני מתקשה לשכנע ארגונים לאמץ נוהג זה. אחריות סוכן השינוי היא לדאוג שתהליך זה מתקיים באמעות המנהלים והעובדים. כך הם הופכים לאחראיים של תהליכי העבודה שלהם עצמם.

איך אפשר לעזור לכם בבנייה ומעקב של תחזית תהליכית?

מוזמנים לפנות אלינו כדי שנסייע לכם לעשות תחזית תהליכית. "אורח לרגע רואה כל פגע". אנו יכולים לעזור לכם לבנות תחזית תהליכית שתומכת בחזון של החברה ובחוזה שלכם עם העובדים והמנהלים בחברתכם.

דברו איתי. הנה פרטי הקשר שלי – נייד: 0537739018, דוא"ל: orna@ok-consulting.co.il 

עברו מספר חודשים מאז הניוזלטר האחרון. מרגישה אשמה שאני מנסה לשמור על שגרה. אתמול בכיכר החטופים זעקה אימא של חטוף: "אין כזה דבר שגרה תחת מלחמה". הבוקר שישה חטופים חזרו מתים.
היום הראשון לספטמבר. גרה ליד בית ספר יסודי וגן ילדים. הרמקולים מנגנים ברוך הבא לילדים שחוזרים לשגרת הלימודים.
סלט בראש.
מתפללת לטוב.

ובמעבר חד..

עשרות אלפי מאמרים נכתבו על נושא ניהול השינוי. אפילו אני, כתבתי לפחות 23 מאמרים בנושא ניהול השינוי.
מוזמנים לעיין באתר של OK יועצים, תחת שיתוף ידע -> מאמרים בנושא ניהול שינוי.
אם ברצונכם לקרוא יותר מארבעה מאמרים גלשו מהנייח ולא מהנייד.

לעניינו, שינויים קורים כל הזמן. ארגונים חפצי חיים מעדכנים תדיר את תהליכי העבודה שלהם. לפעמים יוזמים שינוי עקב צורך פנימי, ולפעמים עקב צורך חיצוני כגון דרישות מלקוחות, רצון לבלוט בתחרות ועוד.

לצערנו, בהרבה מאד מקרים השינוי לא מוטמע ומתאדה עם הזמן, במיוחד במקרים בהם המניע הוא חיצוני. לדוגמה – חברות מטמיעות שינויים כדי לעמוד בדרישות לקוח. מה רוצה הלקוח בסך הכל? להיות בטוח שהמוצרים עבורו מפותחים או מיוצרים ברמה טובה. אה מה מה? בשנייה שמאבדים את הלקוח, גם השינויים שנעשו כביכול עבורו נשמטים.

מעגל השינויים הזה ואחריו רגרסיה הינו יקר מכל הבחינות, הן מבחינת משאבים פיזיים והן מבחינת יצירת תרבות ארגונית בה אין אמון בתהליכי שינוי.

גם בחיים האישיים שלנו, אנו מנסים לעשות שינויים, ולא מצליחים להתמיד בהם. דוגמה קצת נבזית היא חתן וכלה שיורדים במשקל כדי להיראות טוב ביום חתונתם. מה קורה אחר כך?

כדי לא לחזור על נושא ניהול השינוי, אחזור על שני חידודים בלבד, שניהם קשורים להנהלה הבכירה.

מחויבות הנהלה

סיבה ידועה ונדושה, אך בלי מחויבות אמיתית של ההנהלה דבר לא קורה.

העובדים מסתכלים על התנהגות המנהלים הבכירים. דיבורים על חשיבות נושא כזה או אחר לא ממש משפיעה. המעשים בפועל מראים לעובדים את סדר העדיפות האמיתי. ראו: האם אתם מתנהגים בהתאם לסיסמאות שאתם מטיפים להם?

אני יכולה להרגיש את רמת המחויבות לשינוי כבר משלב הפנייה אלינו בבקשה להצעת מחיר עבור ייעוץ לסיוע בתהליכי שינוי.
איך אני יודעת? פרטים שמורים במערכת. 😊

הכנסת השינויים לתהליכי העבודה, ניהול ודיווח שוטפים

מסקנות בעקבות תחקירים או כל פעילות מתקנת אחרת צריכות להיכנס כעדכון לתהליכי ותבניות העבודה. פעולות כמו "הדרכת עובדים" לא מחזיקות מים, ונשכחות תוך ימים ספורים.

אחד האמצעים לשמירת כושר תהליכי-ניהולי מתמשך באמצעות תשומת לב רציפה של ההנהלה הוא קיום ישיבות סטטוס בין ההנהלה הבכירה לדרג הניהולי הזוטר, בו המנהל הזוטר (בנוכחות כל שרשרת הפיקוד שמעליו) מציג את סטטוס הפעילות שלו בארבע שקפים לכל היותר, שקפים אלה כוללים: עדכון לו"ז, עדכון מדדים, ניהול סיכונים וסטטוס קצר. זו תמצית הניהול. כדי להציג שקפים אלה ניהול הפעילות אמור לביות מתוקן. חריגות מטופלות לפני הפגישה עם ההנהלה. זה אמצעי חזק ביותר. למרות זאת אני מתקשה לשכנע ארגונים לאמץ נוהג זה.

מדבר אליכם? דברו איתי.

מה חדש ב-OK יועצים לניהול?

התחדשנו בהתמחות / מחלקה חדשה – מצויינות תפעולית. הכוונה להפעלת שיטות מתקדמות כגון Lean, TOC ועוד; אופטימיזציה של רצפת הייצור; הנחיית אירועי קייזן.
בקרוב אשתף על סיפור מקרה מוצלח בנושא זה.

ובנוסף – לסל השירותים של תמיכה בתקינה ורגולציה, נוסף שירות חדש – ליווי ארגונים להסמכה לתקן   ISO 22716:2007 להבטחת תנאי יצור נאותים (GMP )
GMP == Good Manufacturing Practices
התקן מפרט דרישות לתנאים נאותים לייצור, בקרה, אחסון והפצה (GMP)  של תמרוקים וקוסמטיקה.

דברי איתי, כתבו לי מה שלומכם

בשורות טובות

שלכם,
אורנה קמין
OK יועצים לניהול

הדף בבנייה

מיקור חוץ הוא דרך מועילה למנף זמן וידע של אחרים לטובת פעילויות שלנו. התבוננותי בשירותי מיקור חוץ בארגונים מראה לי סיבות מפתיעות נוספות ליתרונות השימוש במיקור חוץ. מאמר זה מתחיל מהסיבות הנוספות, ולסיום מזכיר את חמש הסיבות הסטנדרטיות למיקור חוץ.

היתרונות הנוספים הם מבחינת "מתוך שלא בא לשמע בא לשמה". כלומר: לא זאת הסיבה לשימוש במיקור חוץ אך בדיעבד מסתבר שאופן העבודה עם יועצים או פרילאנסרים מביא לתוצאות שונות מאשר עבודה עם עובדי החברה.

היתרונות הנוספים להלן:

6. מיקוד בניהול המשימה ועמידה בלו"ז שנקבע. יועצי מיקור חוץ מגיעים לארגון לביצוע תפקיד מסוים. הזמן שלהם מנוהל ומפוקח. צורת ההתקשרות זאת מבטיחה תוצאות שכן הם ממוקדים במשימה המוגדרת. לעומתם עובדים בארגון נקראים לפעילויות ומשימות צדדיות שמסיחות את תשומת ליבם וזמנם מהמשימה המסוימת.
7. פוליטיקה ארגונית. יועצים / עובדים במיקור חוץ פחות תלויים בפוליטיקה הארגונית, יחסית לעובדים בחברה שחלק מהאנרגיה שלהם מושקע בכך.
8. קריאת תיגר על קונצפציות ארגוניות. בתוך כל ארגון, יש נטייה טבעית לפתח דרך חשיבה מסוימת, המעוצבת על ידי תרבות פנימית, חוויות עבר ותהליכים מושרשים. עם הזמן, הדבר יכול להוביל לסוג של קוצר ראייה ארגוני, שבו צוותים משתכנעים שהשיטות והאסטרטגיות שלהם הן היעילות ביותר. הסיבה לכך היא שהדרך שהלכו בה שוב ושוב נראית הדרך הנכונה. מיקור חוץ מביא נקודות מבט חדשות ממומחים חיצוניים שאינם כבולים לאותן הנחות ויכולים לקרוא תיגר על הסטטוס קוו עם רעיונות חדשניים.

נראה לכם? מסכימים?

הסיבות הנוספות התגלו בפני כתוצאה מניסיוננו בעבודה בארגונים להם נתנו שירותי מיקור חוץ בתחומים שונים: תקינה ורגולציה, ניהול איכות במיקור חוץ, ניהול אבטחת מידע במיקור חוץ / CISO as a Service ועוד.

לסיום, מזכירה לכולנו את חמש הסיבות הידועות למיקור חוץ. תקצירן להלן ופירוטן במאמר בשם חמש סיבות טובות להשתמש במיקור חוץ.

1. התמקדות בשירותי הליבה של החברה. החברה משקיעה את משאביה בפעילויות הליבה שלה ומשתמשת במיקור חוץ לפעילויות האחרות.
2. חיסכון במשאבים. שימוש במיקור חוץ לצורך זמני או חלקי במקום להגדיל את מצבת העובדים.
3. רכישת ידע ומומחיות ממומחים בתחומים בהם אין לחברה מומחיות או תשומת לב ניהולית. דוגמאות לכך: ניהול איכות במיקור חוץ, או ניהול אבטחת מידע וסייבר במיקור חוץ,
4. חיסכון בעלויות. שינוי ארגוני שגורם לצורך בחלקיות משרה במקום משרה מלאה. מיקור חוץ מגשר על הפער.
5. שיפור רמת התפעול ו/או השירות – הדרישות למשאבי אנוש לא תמיד לינאריות. נוצרים עומסים בתקופות מסוימות. למשל: התאמת תהליכים עקב רגולציה חדשה. מיקור חוץ עם ידע ספציפי מסייע "ליישר" את עקומת הלחצים.

מהן הסיבות שתשקלו שימוש במיקור חוץ?

מזמינה אתכם לבדוק איתנו את שירותי מיקור החוץ / ייעוץ שלנו או שפשוט דברו איתי ישירות.
אורנה קמין, נייד: 0537739018, orna@ok-consulting.co.il

להלן הקוד האתי של חברת OK יועצים לניהול. הקוד האתי של חברת  OK יועצים לניהול מתאר את הערכים של החברה וכללי ההתנהגות של יועצי החברה.

אנו פועלים ומחוייבים לפעול לפי הערכים שלהלן:

מקצועיות ואמינות

חברת OK יועצים פועלת על פי אמות מידה מקצועיות ועל פי שיקולים ענייניים ותיתן טיפול מהיר ומקצועי בכל הפעילויות שבאחריותה בכל עת.
החברה רואה חשיבות בניהול על פי מדדים ויעדים תוך שיפור מתמיד שלהם.

כבוד האדם

החברה תיתן שרות ללא משוא פנים.
עובדי החברה, או מי מטעמה,  יכבדו כל אדם באשר הוא ללא הבדל דת גזע ומין.
עובדי החברה או מי מטעמה, ישמרו על צנעת הפרט של לקוחות החברה וכלל מחזיקי העניין שלה.

חדשנות ולמידה ארגונית

חברת OK יועצים רואה בעובדיה וביועצים מטעמה הון אנושי ושותפים מלאים להשגת מטרותיה ותפעל לפיתוחם וקידומם.
חברת OK יועצים תעודד ותחתור להעלות את רמתם המקצועית של העובדים והיועצים מטעמה ולשיפור מתמיד שלהם, כל אחד בתחומו.
החברה תפעל לקידום החדשנות הניהולית והטכנולוגית בכל תחומי פעילותה.

הוגנות בפעילות

חברת OK יועצים תנהל את פעילותה באופן אחראי והוגן, עפ"י החוק וכללי התנהגות עסקית נאותה.
עובדי החברה והיועצים מטעמה נדרשים להתנהג ביושר, באמינות ועל פי כלל מנהל תקין כלפי כל מחזיקי העניין של החברה ולהימנע ממצבים של ניגוד עניינים.

שקיפות בפעילות

חברת OK יועצים תנהל את פעילותה בשיתוף פעולה מלא ובשקיפות מלאה מול רשויות הממשל ובעלי העניין.
החברה מחויבת לדיווח אמין ומדויק של ביצועיה הכספיים, על פי כללי החשבונאות המקובלים.

נאמנות לחברה

עובדי החברה והיועצים מטעמה יהיו נאמנים לערכי החברה ולאינטרסים  שלה.
עובדי החברה והיועצים מטעמה מחויבים בשמירה על סודיות המידע הפנימי בפני גורמי חוץ וגורמי פנים שאינם מורשים.
עובדי החברה והיועצים מטעמה מחויבים לתת דיווח אמין ומדויק להנהלת החברה בכל הנוגע לתחום עיסוקם.
עובדי החברה והיועצים מטעמה נדרשים בגילוי נאות על כל סוגיה או תחום שיש בו פגיעה כספית או פגיעה בשמה הטוב של החברה.

שמירה על נכסי החברה

עובדי החברה והיועצים מטעמה יעשו שימוש ראוי ויעיל בנכסי החברה למטרות החברה.
עובדי החברה והיועצים מטעמה ינהגו ברכבי החברה בהתאם לכללי התעבורה, הזהירות והבטיחות וכן על פי הנחיות הנהלת החברה.

אורנה קמין, מנכ"ל

חברת OK יועצים לניהול  בע"מ

ארגונים מוציאים לספקים וקבלני משנה חלק מעבודת הפיתוח או הייצור מסיבות מגוונות כגון חוסר משאבים או ידע בנושאים מאד ספציפיים. אותם ארגונים מקפידים על איכות התוצרים שהם מפתחים או מייצרים, אך במקרים רבים, מה שקורה אצל הספקים וקבלני המשנה מקבל פחות תשומת לב.

מי לא מכיר את השיר שכתבה נעמי שמר, המבוסס על שיר מהמאה ה-18. השיר מספר על מסמר שנופל מפרסת סוס דוהר הנושא לוחם שיצא להגנת העיר. המסמר החסר גורם לפרסה ליפול. הסוס צולע בלי פרסתו ומאט את דהירתו. הרוכב נופל, האויב מסתער ומכריע אותו. הקרב מסתיים בהפסד והעיר נופלת בידי האויב. כישלון מוחלט רק בגלל בעיית איכות של מסמר שלא חובר כהלכה לפרסה.

הנמשל שלנו ברור – בעיית איכות קטנה יכולה לגרום לכישלון של הפרויקט כולו.

איכות המוצר או השירות הכוללת נשארת באחריות החברה גם כאשר המוצר או השירות מפותח או מיוצר מחוץ לאירגון. נזכור שאיכות תוצרי ספקים וקבלני המשנה יכולה להשפיע באופן משמעותי על איכות התוצר המסופק ללקוח, עד כדי הצלחה או כישלון של התוצר או השירות כולו. הבטחת תהליך פיתוח וייצור איכותי מקצה לקצה, כולל גם את איכות המוצרים והשירותים המפותחים ו/או מיוצרים על ידי ספקים וקבלני משנה

מה עושים?

מקפידים על איכות התוצרים של הספקים וקבלני המשנה באותה רמת הקפדה כמו שדואגים למוצר או השירות המפותחים בחברה עצמה.

איך עושים?

באמצעות ביצוע מבדקי ספקים וקבלני משנה המתמקדים באיכות המוצרים והתוצרים המיוצרים על ידי הספקים או קבלני המשנה.

מה עושים כאשר לארגון עשרות רבות של ספקים?

עושים את המבדקים רק על ספקים או קבלני משנה קריטיים.

ספק קריטי הוא ספק המפתח או מייצר תוצר אשר משפיע ישירות על איכות המוצר/שירות של הלקוח.

קבלן משנה הוא ספק אשר מבצע חלק מתהליך פיתוח או ייצור המוצר.

יתרונות ביצוע מבדקי ספק

להלן רשימת היתרונות המרכזיים:

א. ניהול איכות

שמירה על איכות השירותים והמוצרים מספקים וקבלני משנה היא חיונית. המבדקים מוודאים שכל שרשרת האספקה ​​ עומדת בדרישות שלכם.

ספקים וקבלני משנה נערכים בתשומת לב מרבית אם הם יודעים שעבודתם מפוקחת.

ב. ווידוא יכולות הספק או קבלן המשנה טרם חתימת ההסכם מולו

כדי להבטיח שנבחר ספק או קבלן משנה המסוגל לפתח או לייצר מוצר העומד בדרישות הארגון, מבצעים מבדקים אצל השותפים הפוטנציאליים. המבדקים מוודאים את יכולות השותפים הפוטנציאלים לעמוד בדרישות הספציפיות של הארגון.

ג. מבדקי ספקים / קבלני משנה בתהליך הפיתוח או הייצור

לאחר חתימת הסכם עם השותפים, מבוצעים מבדקים תקופתיים לספקים וקבלני המשנה כדי להבטיח שהמוצרים או השירותים הניתנים עומדים בסטנדרטים ובדרישות הארגון. המבדקים מוודאים  תאימות לדרישות. דו"חות המבדק מצביעים על איכות תהליכי הפיתוח או השירות ובמידת הצורך כוללים ממצאים הדורשים תיקון.

לפעמים מבוצע מבדק ספק עקב תלונה של לקוח כחלק מהפעילות המתקנת שמטרתה לוודא שהתקלה לא תחזור גם אצל לקוחות אחרים.

ואם לא בא לנו לעשות מבדקים?

חלק גדול מהעובדים והמנהלים מעדיפים לעסוק בשוטף, בפיתוח ובייצור. פחות מעניין לבדוק את הספקים וקבלני המשנה. לכל אלה אומר – הוציאו את הפעילות החשובה הזאת למיקור חוץ. אל תוותרו! ספקים וקבלני משנה שיודאים שהם מפוקחים מתנהגים בצורה איכותית יותר.