מחסור במשאבים – הגורם מספר 3 לתקלות הנגרמות מהגורם האנושי

התריסר המלוכלך (The Dirty Dozen) הוא מושג שנקבע על ידי Gordon Dupont בשנת 1993 כדי לזהות 12 סיבות שורש לתקלות הקשורות לגורם האנושי. נזכור שהתריסר זוהה על ידי גורדון דופו בתחום תחזוקת מטוסים, וכמובן שקיימות מאות סיבות שורש שונות ומשונות לתקלות. המטרה של הרשימה היא להגביר את המודעות לנושאים אלה על מנת למנוע את התרחשות התקלות ככל שניתן.

מדוע הרשימה כל כך חשובה? 80% מהתקלות בתחום התחזוקה, וכנראה אחוז דומה גם בתחומים אחרים נגרם מהגורם האנושי. חשיבה מראש על פעולות מניעה תתרום להקטנת כמות התקלות. חשיבה על פעולות מניעה בצורה פרואקטיבית היא הרבה יותר יעילה מחשיבה ריאקטיבית. דהיינו: במקום לנתח תקלות, למצוא את סיבות השורש ולבצע פעילות מתקנת, כאן העידוד הוא לחשוב מראש על מה יכול להשתבש ולבצע פעולות מניעה. יתרה מכך, פעולות המניעה שבסדרת מאמרים זו מבוססת על חוכמת המונים מצטברת.

מאמר זה הינו השלישי בסדרת 12 מאמרים המציינים סיבות שורש לתקלות הנובעות מהגורם האנושי יחד עם פעולות מניעה שאם ננקוט בהן נוכל להוריד את כמות התקלות הנובעות מסיבה זו. בסוף הסדרה אפרסם תובנות משותפות לחלק ניכר מהסיבות.

הסיבה השלישית להלן –

סיבת שורש מספר 3 – מחסור במשאבים

מחסור במשאבים יכול לנבוע ממחסור במשאבי אנוש, זמן, כלים, כישורים, ניסיון, מידע, ידע וכדומה. חוסר במשאבים יכול לנבוע מהערכת חסר, מהקצאת חסר, מהסתת משאבים לפרויקטים אחרים. הערכת חסר או יתר נובעת במקרים רבים מתכנון לקוי שלא מתחשב במידע היסטורי של כמות הזמן שיש להשקיע בפרויקט או פעילות אלא מתבסס על ציפיות והחלות מנהלים שמצפים שהפרויקט ייארך זמן קצר יותר מההערכה. כמו כן, מחסור במשאבים יכול להגיע מחוסר תגובה לשינויים, אפילו שינויים לטובה. חוסר במשאב יכול להיווצר גם כאשר יש באופן פיזי את המשאב אך הוא לא מיומן בביצוע המלאכה. כל משאב שחסר פוגע ביכולת העובד / צוות לסיים את המשימה.
כאשר כל המשאבים נמצאים יש סיכוי טוב יותר שהמשימה תבוצע בצורה נכונה וביעילות.

פעולות מונעות לתקלות הנובעות ממחסור במשאבים

1. הערכת המשאבים הנדרשים ותכנון הקצאה של המשאבים הנדרשים לביצוע משימה / פרויקט
2. בקרה שוטפת על שימוש במשאבים למול התכנון
3. תחזוקה ותמיכה למשאבים הקיימים כדי שלא יישחקו. תמיכה כוללת גם הדרכה ספציפית למשתתפים במשימה כדי להכשיר אותם לביצוע עבודתם

הערה: נושא המחסור במשאבים עולה פעמים רבות כסיבת שורש לאי עמידה בלו"ז או פגיעה באיכות וכדומה. לא תמיד הוספת משאבים פותרת את הבעייה, במיוחד שהוספת משאבים לא תמיד אפשרית משיקולי תקציב. נשתדל לא לעשות לעצמנו את החיים קלים מידי ולתרץ אי הצלחה במחסור במשאבים.

חוכמת ההמונים כאן תתקבל בתודה: הרחבה של תקלות הנובעות ממחסור במשאבים, פעולות מניעה נוספות להתמודדות עם מחסור במשאבים.  תגובות יתקבלו בברכה באחת מהרשתות החברתיות שקישורן להלן.